مساعد اداري

AUIB

وصف الوظيفة
ملخص الوظيفة
تسعى AUIB إلى تعيين مساعد إداري ديناميكي وذو خبرة لدفع مهمتها لضمان كفاءة العمليات المكتبية وتقديم الدعم للعميد والهيئة التدريسية والموظفين. في هذا الدور المحوري، سيكون المساعد الإداري مسؤولًا عن الدعم الإداري، والاتصالات، وإدارة السجلات، والدعم الأكاديمي، وتنسيق الفعاليات. إذا كنت قائدًا مبتكرًا تتمتع بشغف للحفاظ على سير العمل اليومي بسلاسة في بيئة أكاديمية، فهذا الدور مناسب لك. سواء كنت تبحث بنشاط عن تحدٍ جديد أو تفكر بشكل غير نشط في خطوتك التالية، تقدم AUIB فرصة مثيرة لإحداث تأثير دائم.
المسؤوليات الرئيسية
1. مجالات المسؤوليات: إدارة العمليات اليومية للمكتب في كلية الأعمال.
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد والفعاليات للعميد والهيئة التدريسية.
2. الدعم الإداري: الحفاظ على مستلزمات المكتب والمعدات.
صياغة وتنسيق وتوزيع الاتصالات الداخلية والتقارير والمذكرات.
تقديم نقطة اتصال للاستفسارات من الطلاب والهيئة التدريسية والزوار الخارجيين.
3. الاتصالات
الحفاظ على اتصالات فعالة مع الأقسام الأخرى ومكاتب الكلية.
4. إدارة السجلات تنظيم والحفاظ على الملفات والسجلات وقواعد البيانات الرقمية والمادية.
المساعدة في جمع وإعداد الوثائق للتقارير والتدقيقات.
5. الدعم الأكاديمي مساعدة الهيئة التدريسية في جدولة الفصول الدراسية، وتوثيق الدورات، وتنسيق الامتحانات.
دعم الطلاب بالاستمارات الأكاديمية، والإحالات، والاستفسارات العامة.
6. تنسيق الفعاليات دعم التخطيط والتنفيذ لفعاليات الكلية، والمحاضرات الضيفية، والأنشطة الطلابية.
ملف المرشح المثالي
مهارات ممتازة في التواصل الشفوي والكتابي
قدرات تنظيمية قوية وقدرات إدارة الوقت
إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint)
الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق
التعليم والخبرة
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة مطلوب.
(يمكن اعتبار مجموعة معادلة من التعليم والخبرة ذات الصلة.)
الخبرة:
حيث يجب أن تكون لديك خبرة لا تقل عن سنتين في مجال إداري أو مكتبي ذي صلة، ويفضل أن تكون في بيئة مكتبية أكاديمية أو مهنية.
يفضل معرفة بالبيئات الأكاديمية وخدمة الطلاب المركزية