مساعد اداري

Aidibi group

المهام

• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأطراف المناسبة أو أخذ الرسائل;
• حضور الاجتماعات لتدوين المحاضر;
• إجراء الأبحاث، وتجميع البيانات، وإعداد الوثائق للنظر فيها وتقديمها من قبل التنفيذيين، واللجان، ومجالس الإدارة;
• تقديم واسترجاع الوثائق، والسجلات، والتقارير الخاصة بالشركة;
• استقبال الزوار وتحديد ما إذا كان يجب منحهم الوصول إلى أفراد محددين;
• تنظيم ترتيبات السفر للتنفيذيين;
• فتح، وترتيب، وتوزيع المراسلات الواردة;
• أداء المهام العامة للمكتب، مثل طلب اللوازم، وصيانة أنظمة إدارة السجلات، وأداء الأعمال الأساسية في المحاسبة;
• إعداد الفواتير، والتقارير، والمذكرات، والرسائل، والبيانات المالية وغيرها من الوثائق، باستخدام معالجة النصوص، وجداول البيانات، وأنظمة قواعد البيانات، أو برامج العروض التقديمية;
• قراءة وتحليل المذكرات، والتقديمات، والتقارير الواردة لتحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها.

المؤهلات والمتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها;
• القدرة على إعطاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون والبحث بنشاط عن طرق لمساعدة الناس;
• القدرة على ضبط الأفعال بالنسبة لأنشطة الآخرين وإدارة الوقت الشخصي ووقت الآخرين.