مساعد اداري

Jobs for Lebanon

إدارة وتنظيم ملفات المكتب والسجلات والوثائق (المادية والإلكترونية)، بما في ذلك الحفاظ على الوثائق القانونية للشركة والمتعقبين ذوي الصلة.

التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.

إعداد التقارير الإدارية، والمذكرات، والرسائل، والعروض التقديمية، بما في ذلك تقارير مثل استهلاك الوقود الشهري، واستخدام الأسطول، ومصروفات المكتب، وملخصات الحضور، وتتبع المشتريات، وغيرها من مؤشرات الأداء الرئيسية الإدارية.

تنسيق الاجتماعات، والمواعيد، والتقويمات للإدارة ودعم مديري العمليات والمشاريع في الجدولة والمتابعات.

تقديم الدعم الإداري المباشر لمدير العمليات، بما في ذلك متابعة المهام، وتتبع الأنشطة التشغيلية، وضمان التنفيذ في الوقت المناسب للتكاليف.

تنظيم حجوزات السفر، والإقامة، واللوجستيات ذات الصلة.

مراقبة مستلزمات المكتب، وضمان إعادة التعبئة في الوقت المناسب، والتعامل مع أنشطة المشتريات لاحتياجات المكتب.

ضمان التشغيل السليم، والصيانة، وخدمة معدات المكتب.

بدء ومتابعة طلبات الموافقة من خلال Odoo أو أنظمة الشركة الأخرى.

ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها الإدارية.

المساعدة في تحسين وتنفيذ العمليات والأنظمة الإدارية.

الاهتمام بالمهام الإدارية المتعلقة بالموارد البشرية بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر TSheets، الحضور، ملفات الموظفين، التوظيف، وإلغاء التوظيف، والتذاكر، والتوظيف، وغيرها من الوظائف الرئيسية حسب الحاجة.

التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وحرص.
إدارة لوجستيات المكتب، بما في ذلك تنسيق التسليمات والشحنات.

الإشراف على أنشطة إدارة الأسطول، بما في ذلك تتبع المركبات، وجدولة الصيانة، ومراقبة الوقود، والوثائق.

تنظيم وتنسيق الفعاليات والاجتماعات والدورات التدريبية للشركة (بما في ذلك اللوجستيات، والأماكن، والمواد).

أداء واجبات الاستقبال، بما في ذلك استقبال الزوار والعملاء بطريقة مهنية، وإدارة منطقة الاستقبال، والتعامل مع الاستفسارات في مكتب الاستقبال.

مراقبة والإشراف على فريق التنظيف لضمان نظافة المكتب، ومعايير النظافة، والصيانة السليمة للمكان.

دعم العمليات العامة للمكتب والتعامل مع المهام الإدارية الطارئة حسب الحاجة.