مساعد اداري

Jobs for Lebanon

إدارة وتنظيم ملفات المكتب والسجلات والوثائق (الفيزيائية والإلكترونية)، بما في ذلك الحفاظ على الوثائق القانونية للشركة والمتعقبات ذات الصلة.

التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.

إعداد التقارير الإدارية، والمذكرات، والرسائل، والعروض التقديمية، بما في ذلك تقارير مثل استهلاك الوقود الشهري، واستخدام الأسطول، ونفقات المكتب، وملخصات الحضور، وتتبع المشتريات، وغيرها من مؤشرات الأداء الرئيسية الإدارية.

تنسيق الاجتماعات، والمواعيد، والتقويمات للإدارة ودعم مديري العمليات والمشاريع في جدولة المتابعات.

تقديم الدعم الإداري المباشر لمدير العمليات، بما في ذلك المتابعة على المهام، وتتبع الأنشطة التشغيلية، وضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام.

ترتيب حجوزات السفر، والإقامات، واللوجستيات ذات الصلة.

مراقبة مستلزمات المكتب، وضمان التوريد في الوقت المناسب، والتعامل مع أنشطة المشتريات لاحتياجات المكتب.

ضمان التشغيل الصحيح، والصيانة، وخدمة معدات المكتب.

بدء ومتابعة طلبات الموافقة من خلال Odoo أو أنظمة الشركة الأخرى.

ضمان الالتزام بسياسات الشركة والإجراءات الإدارية.

المساعدة في تحسين وتنفيذ العمليات والأنظمة الإدارية.

الاهتمام بالمهام الإدارية للموارد البشرية بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، TSheets، الحضور، ملفات الموظفين، التوظيف، والتخلي عن العمل، والتذاكر، والتوظيف، وغيرها من الوظائف الرئيسية حسب الحاجة.

التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وحرص.
إدارة اللوجستيات المكتبية، بما في ذلك تنسيق التسليمات والشحنات.

الإشراف على أنشطة إدارة الأسطول، بما في ذلك تتبع المركبات، وجدولة الصيانة، ومراقبة الوقود، والوثائق.

تنظيم وتنسيق الفعاليات والاجتماعات والتدريب في الشركة (بما في ذلك اللوجستيات، والأماكن، والمواد).

أداء مهام الاستقبال، بما في ذلك استقبال الزوار والعملاء بطريقة احترافية، وإدارة منطقة الاستقبال، والتعامل مع الاستفسارات من مكتب الاستقبال.

مراقبة وإشراف فريق التنظيف لضمان نظافة المكتب، ومعايير الصحة، والصيانة المناسبة للمكان.

دعم العمليات العامة للمكتب والتعامل مع المهام الإدارية العرضية حسب الحاجة.