مساعد اداري

Jobs for Lebanon

إدارة وتنظيم ملفات المكتب والسجلات والوثائق (المادية والإلكترونية)، بما في ذلك الحفاظ على الوثائق القانونية للشركة والمتعقبات ذات الصلة.

التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل.

إعداد التقارير الإدارية، والمذكرات، والرسائل، والعروض التقديمية، بما في ذلك تقارير مثل استهلاك الوقود الشهري، واستخدام الأسطول، ونفقات المكتب، وملخصات الحضور، وتتبع المشتريات، ومؤشرات الأداء الرئيسية الإدارية الأخرى.

تنسيق الاجتماعات والمواعيد والتقويمات للإدارة ودعم مديري العمليات والمشاريع في الجدولة والمتابعات.

تقديم الدعم الإداري المباشر لمدير العمليات، بما في ذلك المتابعة على المهام، وتتبع الأنشطة التشغيلية، وضمان التنفيذ في الوقت المناسب للتكليفات.

ترتيب حجوزات السفر، والإقامة، واللوجستيات ذات الصلة.

مراقبة مستلزمات المكتب، وضمان التجديد في الوقت المناسب، والتعامل مع أنشطة المشتريات لاحتياجات المكتب.

ضمان عمل وصيانة وخدمة معدات المكتب بشكل صحيح.

بدء ومتابعة طلبات الموافقة من خلال Odoo أو أنظمة الشركة الأخرى.

ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها الإدارية.

المساعدة في تحسين وتنفيذ العمليات والأنظمة الإدارية.

الاهتمام بالمهام الإدارية للموارد البشرية بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر TSheets، الحضور، ملفات الموظفين، التوظيف، الفصل، التذاكر، والتوظيف، والوظائف الرئيسية الأخرى حسب الحاجة.

التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وحرص.
إدارة لوجستيات المكتب، بما في ذلك تنسيق التسليمات والشحنات.

الإشراف على أنشطة إدارة الأسطول، بما في ذلك تتبع المركبات، وجدولة الصيانة، ومراقبة الوقود، والوثائق.

تنظيم وتنسيق الفعاليات والاجتماعات والدورات التدريبية للشركة (بما في ذلك اللوجستيات، والمواقع، والمواد).

أداء واجبات الاستقبال، بما في ذلك الترحيب بالزوار والعملاء بطريقة احترافية، وإدارة منطقة الاستقبال، والتعامل مع الاستفسارات من مكتب الاستقبال.

مراقبة والإشراف على فريق التنظيف لضمان نظافة المكتب، ومعايير الصحة، والصيانة الصحيحة للمباني.

دعم العمليات العامة للمكتب والتعامل مع المهام الإدارية الطارئة حسب الحاجة.