مساعد اداري German University in Cairo

ملخص الوظيفة:
المساعد الإداري هو وظيفة حيوية، تدعم العمليات اليومية لمنظمتنا التدريبية. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري والكتابي لضمان تقديم برامج التدريب بسلاسة، والحفاظ على سجلات دقيقة، وإدارة الجدولة والتواصل، ومساعدة كل من الموظفين والمشاركين بطريقة مهنية ومهذبة.

المسؤوليات الرئيسية:
تقديم الدعم الإداري لفريق التدريب والمدربين.
تنسيق اللوجستيات لجلسات التدريب، بما في ذلك الجدولة، إعداد المكان، تحضير المواد، وتتبع الحضور.
الحفاظ على قواعد بيانات المتعلمين، تسجيلات الدورات، استمارات التغذية الراجعة، وسجلات الشهادات.
الرد على الاستفسارات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات الشخصية من العملاء، والطلاب، والشركاء بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
إعداد التقارير، والمذكرات، ومحاضر الاجتماعات، ومواد العروض التقديمية حسب الحاجة.
مراقبة والحفاظ على لوازم المكتب، ومواد التدريب، ومخزون المعدات.
المساعدة في إدماج المدربين والمدربين الجدد (مثل: العقود، الجداول، التوجيه).
تحديث تقاويم الدورات، والأنظمة الداخلية، والمواقع الإلكترونية بجدول التدريب والإعلانات.
دعم تنسيق جهود التسويق والتواصل لبرامج التدريب.
التعامل مع الأرشفة، والنسخ، والمسح الضوئي، وغيرها من المهام الكتابية حسب الحاجة.
المؤهلات:
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو في مجال ذي صلة.
قدرات مثبتة كمساعد إداري.
مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت مع الانتباه للتفاصيل.
مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
القدرة على العمل تحت الضغط.
الإلمام ببرنامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
توجه خدمة العملاء وعقلية تعاونية.
القدرة على إدارة أولويات متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة.
المهارات المفضلة (اختياري):
الإلمام بالتسويق الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي.
معرفة أساسية بمبادئ الموارد البشرية أو تعلم البالغين.
خبرة مع أدوات مثل Zoom، وGoogle Workspace، أو Microsoft Teams.