مساعد اداري

Burjline Builders

المسؤوليات الرئيسية تشمل تنفيذ المهام الإدارية العامة والواجبات الكتابية. الحفاظ على كل من أنظمة الملفات الرقمية واليدوية من أجل تنظيم السجلات. صياغة وإدارة المراسلات، بما في ذلك الرسائل والبريد الإلكتروني. تقديم الدعم الشامل السكرتاري والإداري للمديرين، المدير العام، وقسم الحسابات. إدارة وتحديث بوابة دافزا بكفاءة. إعداد وتقديم الوثائق المطلوبة للقنصليات المعنية لمعالجة التأشيرات. الحفاظ على سجل الوثائق، تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية، ومعالجة تجديدات وثائق الشركة (مثل: التراخيص التجارية، الإيجارات، بطاقات التأسيس، التأمين، صندوق البريد). التعامل مع تجديدات تأشيرات الموظفين وضمان المعالجة في الوقت المناسب. دعم فريق استحواذ المحتوى والتسويق من خلال البحث وجمع المعلومات. الإشراف على إدارة المكتب العامة واحتياجات العمليات اليومية. الحفاظ على سجلات دقيقة لاتفاقيات عقود العملاء والوثائق المتعلقة بالمحتوى. تنظيم وإدارة أنظمة الملفات للعقود، الاتفاقيات، والسجلات المالية. إعداد، تقديم، وتسوية تقارير النفقات، بما في ذلك إدارة النفقات النقدية. التعامل مع تقديم ضريبة القيمة المضافة بما يتماشى مع المتطلبات التنظيمية. إعداد الاقتباسات، ملاحظات التسليم، وقسائم الإيصال حسب الحاجة. معالجة أوامر الشراء وضمان التنسيق مع العملاء في الوقت المناسب. إعداد وإرسال الفواتير، مع ضمان الدقة ومعالجة الدفع في الوقت المناسب. توليد ومشاركة تقارير الإدارة (مثل: تقارير أوامر الشراء، بيانات الحسابات المستحقة). متابعة المدفوعات المتأخرة عبر البريد الإلكتروني والهاتف. معالجة المعاملات المصرفية (نقد، شيك، مدفوعات عبر الإنترنت) بدقة وأمان. تنسيق وإدارة جميع جوانب الشحنات الدولية الواردة، بما في ذلك التتبع، الوثائق، وتسليم المستودع. إدارة وصيانة QuickBooks Online لأغراض المحاسبة وتتبع الأمور المالية.