مساعد اداري

Cando Real Estate Broker

المسؤوليات الرئيسية - تأجير المنازل لقضاء العطلات

• إعداد جداول يومية لموظفي علاقات الضيوف (GRO)، مع التركيز على تسجيل وصول الضيوف ومغادرتهم.
• تنظيم والإشراف على الصيانة الروتينية والإصلاحات للممتلكات.
• متابعة جداول التنظيف والصيانة مع فريق علاقات الضيوف.
• التنسيق مع فرق التنظيف والصيانة بناءً على متطلبات الممتلكات المحددة.
• إدارة القوائم عبر منصات متعددة (Dubizzle، Property Finder، Bayut، Booking.com، Airbnb، TripAdvisor، إلخ).
• دعم مدير المنازل لقضاء العطلات في دفع الفواتير، والامتثال لرسوم DTCM والسياحة، والإدارة القانونية.

التعامل مع الاتصالات:

• التواصل مع فرق إدارة المباني والمجتمعات للتنسيق التشغيلي.
• إدارة البريد الإلكتروني، جهات الاتصال، والمستندات المطلوبة المتعلقة بكل ممتلكات وحجز.
• إعداد التصاريح اللازمة للدخول للتنظيف والصيانة والضيوف.
• ضمان التواصل الفعال مع شركات التنظيف والصيانة لإنجاز المهام في الوقت المحدد.

التقارير:

• الحفاظ على تحديث التقارير اليومية التي تتبع تقدم التنظيف والصيانة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للنفقات المتعلقة بالممتلكات، وتكاليف التنظيف والصيانة.
• إعداد تقارير نهاية اليوم تلخص المهام المكتملة ومتطلبات المتابعة.
• إنتاج جداول اليوم التالي لضمان الجاهزية التشغيلية.

المخزون والمستلزمات:

• الإشراف على إدارة مخزون الممتلكات، والمستلزمات، والمعدات لضمان التوافر.
• الحفاظ على سجلات تفصيلية للمفاتيح، ومعلومات الواي فاي، ومعلومات مواقف السيارات، وغيرها من التفاصيل الأساسية للممتلكات.
• تتبع حركة المخزون داخل وخارج الممتلكات بدقة.

المسؤوليات الثانوية (حسب الحاجة) وكيل العقارات Cando:

• تقديم الدعم الإداري للمدير الإداري، والوكلاء، وفريق العقارات.
• صياغة العقود، واتفاقيات الإيجار، ومذكرات التفاهم، والشهادات، وغيرها من المستندات القانونية المطلوبة.
• إدارة قوائم العقارات عبر منصات مختلفة (Dubizzle، Property Finder، Bayut، Propspace، إلخ).
• مألوف مع نظام Trakheesi، وDubai Rest، وعمليات تسجيل DLD.
• إدارة الأوراق المتعلقة بعقود العقارات، بما في ذلك مذكرات التفاهم واتفاقيات الإيجار.
• ضمان الامتثال للوائح العقارات في دبي وقواعد الممتلكات.