مساعد اداري

ENOC LUBRICANTS AND GREASE MANUFACTURING PLANT LLC

هدف الوظيفة

المساهمة في السير اليومي السلس لقسم من خلال أداء مهام متنوعة تتضمن، ولكن لا تقتصر على، التعامل مع الاتصالات الخاصة بالقسم، إدارة المكتب، وتنظيم ترتيبات السفر اللازمة.

المسؤوليات الرئيسية

الاتصالات:

• تستقبل المكالمات الهاتفية وتقوم بتسجيل ونقل الرسائل
• تستقبل/تعد/توزع الاتصالات الخاصة بالقسم مثل الرسائل، المذكرات، الفاكسات، إلخ...
• تنسيق/متابعة مع الأقسام الأخرى لأغراض جمع المعلومات
• تعد تقارير/وثائق معقدة إلى حد ما (غالبًا ما تكون تقنية) كما يطلب المدير
• تعد العروض التقديمية للأطراف الداخلية/الخارجية
• تعد جداول الأعمال للاجتماعات وتدوين محاضر الاجتماعات

إدارة المكتب:

• جدولة الاجتماعات وتذكير المدير/موظفي القسم بذلك
• تنسيق المؤتمرات/الفعاليات/الأنشطة
• تنظيم والحفاظ على ملفات القسم
• طلب واستلام معدات المكتب/الأدوات المكتبية
• استقبال زوار القسم
• تدخل طلبات إجازات الموظفين بعد التأكد من وجود الموافقات المناسبة وتؤكد أن الموظفين يعودون للعمل حسب الإجازة المعتمدة
• مراقبة حضور الموظفين وإبلاغ المدير عن التأخر/المغادرة المبكرة

السفر

• تتولى تنظيم ترتيبات السفر اللازمة من خلال التنسيق مع العلاقات الحكومية ووكلاء السفر

عام

• تؤدي مهام مشابهة أو ذات صلة كما يطلب المدير
• تسجل مصروفات ميزانية القسم