مساعد اداري

Mott MacDonald

Mott MacDonald هي شركة استشارات عالمية في الهندسة والإدارة والتطوير ملتزمة بتقديم أعمال مؤثرة تشكل المستقبل.

نحن فريق مكون من أكثر من 20,000 خبير يعملون في جميع أنحاء العالم في أكثر من 50 دولة.

نحن فخورون بأن نكون جزءًا من صناعة عالمية متغيرة باستمرار، نقدم أعمال تحويلية تحدد مستقبلنا. إنهم موظفونا الذين يدعمون هذا الأداء. باعتبارنا شركة مملوكة للموظفين، نستثمر في خلق مساحة للجميع ليشعروا بالأمان والتقدير وتمكينهم بالأدوات والدعم المناسبين.

سواء كنت ترغب في السعي نحو التميز في تخصصك أو توسيع تجربتك من خلال أدوار مرنة عبر أعمالنا، ستتصل بمجتمع من الخبراء العالميين الذين يشجعونك على أن تكون الأفضل.

نحن نبحث عن مساعد إداري نشط وموجه نحو التفاصيل لدعم أحد مشاريع RTA الرئيسية في دبي. ستعمل هذه الوظيفة عن كثب مع مدير الفريق وتوفر الدعم الإداري والسكرتاري الأساسي لفرق المشروع والإدارة. تتضمن الوظيفة أيضًا مهام مالية ومشتريات أساسية، مما يساهم في التشغيل السلس لمكتب المشروع.

المسؤوليات/الواجبات الرئيسية هي دعم مع مدير الفريق

• توفير خدمة دعم إداري كاملة لمكتب دبي
• توفير خدمة دعم للمشروع لفرق إدارة المشروع مثل: الرد على الاستفسارات والمراسلات، تنسيق التقارير والجداول والرسوم البيانية، صياغة المذكرات والرسائل وما إلى ذلك
• إعداد العروض التقديمية، الأجندات وحقائب الاجتماعات
• حجز غرف المؤتمرات والاجتماعات وترتيب تقديم الطعام والمشروبات
• حجز ترتيبات السفر المعتمدة للأعمال مثل: الرحلات والفنادق وفقًا لسياسة سفر MME
• إعداد تفويض السفر وأي نماذج إلكترونية أخرى للموافقة؛
• تنسيق استكمال الوثائق لمتطلبات الأمن والسلامة للموظفين الذين يتم نشرهم أو زيارة شركات ذات تصنيف عالي المخاطر؛
• حجز وسائل النقل للرحلات التجارية;
• شراء السلع والخدمات المعتمدة عبر LPOs، مثل: السفر، وحجوزات الفنادق، وبطاقات العمل والقرطاسية وفقًا لسياسة المشتريات والتفويض الخاصة بـ MME ومن خلال الموردين المفضلين لـ MME
• التحقق من فواتير الموردين؛ ختم التاريخ على الإيصالات، إرفاق أي وثائق داعمة، ترميزها والحصول على الموافقة وفقًا لسياسة الشركة وإرسالها إلى المالية
• ضمان أن يتم إكمال جداول زمنية للموظفين في الوقت المحدد، وإجراء أي تعديلات حسب الحاجة ضمن المهلة؛
• الحصول على الموافقة لحجوزات الإجازة قبل أخذ الإجازة وإبلاغ الموظفين وفقًا لذلك؛
• إجراء جولات توجيهية للمكتب مع الموظفين الجدد والزوار
• أداء مهام إدارية أخرى مثل: الأرشفة، المسح الضوئي، التصوير، استرجاع الأرشيفات وما إلى ذلك.
• إدارة البريد الوارد والصادر;
• إعداد وتقديم مطالبات النفقات للموظفين في الموقع، ومديري المشاريع والمديرين
• الحفاظ على سلامة المكتب من خلال التأكد من أن سطح المكتب والمنطقة المحيطة آمنة للاستخدام في جميع الأوقات والإبلاغ عن أي حوادث أو حوادث محتملة وفقًا لسياسة الشركة;
• المساعدة في أي مهام ومشاريع قد تنشأ بشكل عرضي
  
  

• تعليم على مستوى الدبلوم ولكن التعليم على مستوى الدرجة سيكون ميزة
• خبرة مثبتة في دور مشابه مع خبرة في دول مجلس التعاون الخليجي
• خبرة في القيام بمهام مالية أساسية بما في ذلك إدارة النقدية الصغيرة، وترتيب LPOs، وإدارة الفواتير والمشتريات
• منظمة للغاية مع مهارات تخطيط قوية وإدارة الوقت لتحديد أولويات عبء العمل;
• مستوى دقة ممتاز مع اهتمام بالتفاصيل
• القدرة على القيام بعدة مهام والعمل تحت الضغط
• القدرة على أن تكون مبتكرًا ونشيطًا في التعامل مع القضايا التي قد تنشأ;
• إجادة في Microsoft Word وExcel وPowerPoint وOutlook على مستوى متقدم.
• طبيعة عمل حماسية وضميرية، وعملية، ودقيقة وموثوقة
• طبيعة إيجابية ومرنة ومساعدة مع موقف