مساعد اداري

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن مساعد إداري موهوب بشكل مذهل (وطني إماراتي) للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستحصل على فرصة أداء مجموعة متنوعة من الوظائف الإدارية لمشروع أو قسم.

ما الذي ستقوم به:

• يعالج نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق التي تم تحديدها مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ عدد وتوقيعات معينة ستكون مطلوبة لموافقات معينة، إلخ) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.
• يستقبل ويتتبع ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، والحفاظ على قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، وتقارير أخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات ويقوم بإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر القياسية الأخرى أو تطبيقات محددة للقسم.
• يمسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.
• يحافظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، المشروع، القسم، والمورد. يسرع مراجعة وتوقيع الموافقة وإصدار الوثائق المنتجة من الموردين والداخلية.
• قد يقوم ببعض الواجبات الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، الأرشفة، الرد على الهواتف، خدمات المراسلة، إلخ.
• يساعد موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان تنفيذ فعال للإجراءات المحددة للمشروع.
• يقوم بأداء واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.
• يساهم كعضو في فريق يعمل تحت ضغط المواعيد النهائية ويتعاون بشكل جيد مع الآخرين.
• يؤدي مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب ما قد يكون مناسبًا.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• دبلوم/ شهادة أو شهادة الثانوية العامة
• الخريجون الجدد مرحب بهم أيضًا للتقديم.
• إجادة في MS Office مع خبرة في Microsoft Word وPowerPoint وExcel.
• مهارات جيدة في الكتابة والتواصل الشفهي، والتنظيم، والتواصل بين الأشخاص، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة.