مساعد اداري

United Nations Office for Project Services (HQ)

إدارة الموارد البشرية

• يبدأ ويراجع ويعالج ويتابع الإجراءات المتعلقة بإدارة الأنشطة البشرية للوحدة، مثل: توظيف الموظفين والمستشارين، التعيين، الترقية، النقل، تقييم الأداء، مراجعات تصنيف الوظائف، فصل الموظفين، التدريب، إلخ، مع ضمان الاتساق في تطبيق قواعد وإجراءات الأمم المتحدة.

• يستجيب للاستفسارات ويقدم المعلومات والنصائح للموظفين بشأن حقوقهم، الإجراءات الإدارية، العمليات والممارسات، شروط الخدمة، الواجبات والمسؤوليات، والحقوق بموجب قواعد ولوائح الموظفين.

• يشرف على الحفاظ على ملفات إعلانات الوظائف ويتتبع حالة إعلانات الوظائف. يراجع ويعالج الإجراءات الشخصية من خلال نظام IMIS.

• يراقب جدول التوظيف ويعد البيانات الإحصائية ذات الصلة/الرسوم البيانية.

الميزانية والمالية

• يساعد في إعداد ومراجعة المقترحات/المتطلبات المالية والموارد البشرية. يجمع الميزانية/برنامج العمل بالنسبة لميزانية المقر، وصناديق الثقة، والمنح والمشتريات.

• يراقب النفقات ويقارنها بالميزانية المعتمدة؛ يُعد التعديلات حسب الحاجة.

• يساعد المديرين في توضيح متطلبات الموارد لتقديم الميزانية.

• يساعد في إعداد تقديمات أداء الميزانية وإنهاء تقارير أداء الميزانية، وتحليل الفروقات بين الميزانيات المعتمدة والنفقات الفعلية.

• يعد أو يخصص التقارير المالية من تقارير نظام IMIS المولدة.

• يتعاون مع موظفي المالية والميزانية الآخرين بشأن القضايا ذات الصلة أثناء إعداد تقارير الميزانية.

الإدارة العامة

• يكتب المراسلات الروتينية للرد على الاستفسارات فيما يتعلق بالشؤون الإدارية والمالية، والتدقيق، وشؤون الموظفين.

• ينسق بشكل واسع مع وحدات الخدمة ويتواصل بشكل متكرر مع أعضاء الفريق الداخليين سواء في المقر أو في الميدان.

• يؤدي واجبات إدارية أخرى ذات صلة، حسب الحاجة (مثل: برنامج السفر التشغيلي، مراقبة الحسابات والمدفوعات للبائعين والمتعاقدين الأفراد مقابل الخدمات، تخطيط المساحات الفيزيائية، تحديد احتياجات تكنولوجيا المكتب وصيانة المعدات، البرمجيات والأنظمة، تنظيم وتنسيق الندوات، المؤتمرات والترجمات.

قد يكون مسؤولاً عن توجيه وتدريب والإشراف على عمل موظفي الخدمة العامة الأقل خبرة.

يساعد في جمع وتحليل البيانات بالإضافة إلى إعداد عرض البيانات والتقارير لمشاركة المعلومات، والرد على الاستفسارات، وإدارة المعرفة، والتخطيط واتخاذ القرار.

يساعد في التصورات وتحديث المواد المعلوماتية مثل صفحات الويب أو الكتيبات.

إدارة العقود

• يساعد في الإدارة اليومية للعقود بين الأمم المتحدة والمقاولين الخارجيين للخدمات المستعان بها.

• يدقق في فواتير المقاولين مقابل السلع والخدمات المقدمة من قبل المقاول والمعتمدة من الأمم المتحدة.

• يعالج دفع فواتير المقاولين ويراقب المدفوعات.

• يعد ويعالج جميع نماذج الأمم المتحدة والتصاريح للموظفين بموجب العقود و وحدة العمل، القسم أو خدمة الأمم المتحدة، بما في ذلك: تصاريح دخول الأمم المتحدة، تصاريح الملكية، تصاريح وقوف السيارات للأمم المتحدة، بطاقات الدخول الرئيسية والمفاتيح.

يتطلب العمل تفاعل متكرر مع ما يلي:

موظفو المكتب التنفيذي أو وحدة العمل والعملاء في القسم.

موظفو الموارد البشرية، والإدارة، والمحاسبة في البعثات والمقر، وخدمات الدعم العامة وخدمات المؤتمرات.

شركات الاستشارات.

النتائج المتوقعة:

يعمل بأقل قدر من الإشراف؛ يقدم بشكل مستقل تقارير دقيقة و/أو سجلات في مجالات برمجة العمل، وإدارة الميزانية/المالية، وإدارة الموظفين وغيرها من الوظائف الإدارية؛ يشرف بكفاءة على فريق من موظفين كتابيين أو وحدة عمل.

المتطلبات التعليمية/الخبرة/اللغة

التعليم:

شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، العلوم السياسية، الاقتصاد أو المجالات ذات الصلة.

الخبرة:

6 سنوات من الخبرة في الخدمات الإدارية، المالية، المحاسبة، التدقيق، الموارد البشرية أو المجالات ذات الصلة أو سنتين لحملة الدرجة الأولى.


اللغة:

الطلاقة في اللغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة مطلوبة. المعرفة بلغة رسمية أخرى من لغات الأمم المتحدة تعد ميزة.