مساعد اداري

Client of United Nation careers

يتعامل مع الوظائف الإدارية بما في ذلك الوثائق، والمراسلات، وترتيب الاجتماعات، والبريد، وتصعيد القضايا إلى المشرف حسب الضرورة؛ يتلقى ويستجيب للاستفسارات من أعضاء الطاقم بشكل يومي؛ يقوم بتحديث وتوزيع قوائم الاتصالات الداخلية بانتظام؛ يستخدم برامج الكمبيوتر لإعداد التقارير الإحصائية ويجمع المعلومات الضرورية حسب الحاجة.

كما هو مطلوب، يتابع الإجراءات المتعلقة بإدارة البرنامج / القسم أو المكتب المعني؛ تشمل الإجراءات أنشطة الموارد البشرية، مثل: التعيينات الجديدة، والانفصالات، وتحركات الموظفين، وحوادث الخدمة، وبدل التعيين المؤقت (AAA)، والعمال اليوميين (DPW)، وإصدار بطاقات التأمين الطبي الجماعي (GMI)، وما إلى ذلك.

في مكتب إدارة الميدان (FAO)، يتابع الخدمات العامة، بما في ذلك إعداد وتجديد اتفاقيات الإيجار وعقود الخدمة؛ حسب الاقتضاء، يتعامل مع عمليات البريد ويعد قوائم الشحن والأكياس؛ يحافظ على سجلات الاستلام وتواريخ الإرسال والمعلومات الأخرى المطلوبة، مع ضمان إرسالها في الوقت المناسب وبالشكل الصحيح.

يقوم بصياغة وإعداد معاملات ERP، أي: أوامر الشراء (POs)، الطلبات، أوامر نقل مخزون المستودع (WSTO) المتعلقة بمناسبات مختلفة، واجتماعات، وأدوية وإمدادات المستشفيات ومشاريع لشراء الخدمات والسلع والمرافق بالتنسيق مع مكاتب الشراء والمالية؛ يساعد في إعداد مستندات العطاءات، والدعوات للمناقصات، وطلبات العروض؛ يحافظ على أنظمة التحكم للمواد، والمعدات، والأثاث؛ بالتنسيق مع الأطراف المعنية، يضمن تشغيل المعدات من خلال الصيانة الوقائية وينسق الإصلاحات حسب الحاجة؛ يعالج الفواتير المتعلقة بالخدمة المعينة.

يساعد في إعداد ومراجعة الأمور المالية المتعلقة بإعداد ومراجعة الميزانية، والنفقات، وورقات الرواتب، وعقود الخدمة، واتفاقية الخدمة الخاصة؛ يراقب المتطلبات السنوية لمستلزمات المكتب مع تتبعها لأغراض إعداد الميزانية والمراقبة.

في مراكز الصحة، يغطي مسؤوليات متنوعة ضمن عمليات الرعاية الصحية، بما في ذلك التحقق من أهلية المرضى، التسجيل، إدارة السجلات الطبية الإلكترونية (EMR) للمرضى، جدولة المواعيد وإعادة الجدولة، إدارة تدفق المرضى، دعم ضمان جودة بيانات EMR، إدارة الإحالات، وتوليد تقارير تسجيل المرضى الإحصائية.

في مكاتب الصحة الإقليمية، يجمع المعلومات حول الحركة اليومية للمرضى المحالين إلى المستشفيات والمؤسسات المتعاقدة من خلال الزيارات اليومية؛ يلتقي بالمرضى ويعد النماذج اللازمة؛ يضمن الامتثال للتعليمات المتعلقة بالاستشفاء بعد التحقق من الأهلية للقبول في المستشفى وإدخال بيانات الفواتير في النظام الإلكتروني المعني.

يرتب ويوفر الدعم اللوجستي للاجتماعات وورش العمل والفعاليات وينسق مع وحدات وأقسام مختلفة للمراسلات الرسمية. ينسق إرسال المركبات حسب الاقتضاء.

يقوم بأداء مهام أخرى كما هو موكل من قبل المشرف.