مساعد اداري

Client of Hire Lebanese

الرد على المكالمات: يجيب المشغلون على المكالمات الواردة ويحيون المتصلين بطريقة احترافية ومهذبة. يجب أن يكونوا بارعين في تقييم طبيعة المكالمة بسرعة وتوجيهها بشكل مناسب.

أخذ الرسائل: إذا كان الشخص المقصود بالمكالمة غير متاح، يأخذ المشغلون الرسائل وينقلونها بدقة إلى الطرف المعني.

الحفاظ على السجلات: غالبًا ما يحتفظ المشغلون بسجلات المكالمات والسجلات، تتبع حجم وطبيعة المكالمات الواردة والصادرة.

إدارة التواصل: تتعامل السكرتيرات مع أشكال مختلفة من التواصل، بما في ذلك البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والمراسلات المكتوبة. يضمنون نقل الرسائل بدقة وفي الوقت المناسب.

إعداد الوثائق: يساعدون في إنشاء وتنسيق وتصحيح الوثائق مثل التقارير والعروض التقديمية والمذكرات والرسائل.

الدعم الإداري: تقدم السكرتيرات دعمًا إداريًا عامًا، والذي قد يشمل النسخ، والمسح الضوئي، والإرسال عبر الفاكس، والأرشفة، وتنظيم الوثائق.

إدارة الزوار: يرحبون بالزوار والعملاء والضيوف الآخرين، ويضمنون تجربة إيجابية واحترافية.

السرية: غالبًا ما تتعامل السكرتيرات مع معلومات حساسة ويجب أن تحافظ على مستوى عالٍ من السرية والت discretion.

إعداد ملفات المحكمة: يجب أن تكون السكرتيرات قادرات على تنسيق وتجميع الوثائق لتقديمها في المحكمة.

سرعة الكتابة والدقة: غالبًا ما تتعامل شركات القانون مع حجم كبير من الوثائق، بما في ذلك المذكرات القانونية والعقود والبريد الإلكتروني وملفات المحكمة. تحتاج السكرتيرة إلى الكتابة بسرعة وبدقة.

تصحيح وتحرير: يجب أن تكون الوثائق القانونية خالية من الأخطاء للحفاظ على مصداقيتها واحترافها. يجب أن تتمتع السكرتيرات بمهارات تصحيح ممتازة لالتقاط الأخطاء النحوية والأخطاء المطبعية وعدم الاتساق.

مهارات التنسيق: غالبًا ما تحتوي الوثائق القانونية على متطلبات تنسيق محددة تحددها المحاكم والولايات القضائية. يجب أن تكون السكرتيرات مهارات في تنسيق الوثائق، باستخدام العناوين الصحيحة، والهوامش، والتباعد بين الأسطر، والخطوط للامتثال لهذه المعايير.

تحويل الوثائق: قد تحتاج الوثائق القانونية إلى التحويل بين تنسيقات مختلفة (مثل، من Microsoft Word إلى PDF) لأغراض مختلفة. يجب أن تكون السكرتيرات قادرات على إجراء هذه التحويلات بدقة.

تتبع التغييرات وإدارة الإصدارات: عندما يقوم المحامون بمراجعة وتحرير الوثائق، قد تحتاج السكرتيرات إلى تتبع التغييرات والحفاظ على إدارة الإصدارات. تعتبر الكفاءة في استخدام ميزات تتبع التغييرات في برامج معالجة الكلمات أمرًا ضروريًا.