مساعد اداري

SD Group

يقدم المساعد الإداري دعمًا إداريًا وتشغيليًا شاملًا لضمان التشغيل الفعال ليوم العمل. يجمع الدور بين التنسيق الإداري، وواجبات الاستقبال، ودعم اللوجستيات والأسطول، والمساعدة المباشرة لمديري العمليات والمشاريع. يتطلب المنصب مهارات تنظيمية قوية، والانتباه إلى التفاصيل، والقدرة على إدارة مهام متعددة مع الحفاظ على معايير عالية من الاحترافية والسرية والخدمة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وتنظيم ملفات المكتب والسجلات والمستندات (الفيزيائية والإلكترونية)، بما في ذلك الحفاظ على الوثائق القانونية الخاصة بالشركة والمتعقبات ذات الصلة.
• التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• إعداد التقارير الإدارية، والمذكرات، والرسائل، والعروض التقديمية، بما في ذلك تقارير مثل استهلاك الوقود الشهري، واستخدام الأسطول، ونفقات المكتب، وملخصات الحضور، وتتبع المشتريات، ومؤشرات الأداء الرئيسية الإدارية الأخرى.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد والتقاويم للإدارة ودعم مديري العمليات والمشاريع في الجدولة والمتابعات.
• تقديم الدعم الإداري المباشر لمدير العمليات، بما في ذلك المتابعة على المهام، وتتبع الأنشطة التشغيلية، وضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام.
• ترتيب حجوزات السفر، والإقامة، واللوجستيات ذات الصلة.
• مراقبة مستلزمات المكتب، وضمان التجديد في الوقت المناسب، والتعامل مع أنشطة الشراء لاحتياجات المكتب.
• ضمان التشغيل الصحيح، والصيانة، وخدمة معدات المكتب.
• بدء ومتابعة طلبات الموافقة من خلال Odoo أو أنظمة الشركة الأخرى.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة والإجراءات الإدارية.
• المساعدة في تحسين وتنفيذ العمليات والأنظمة الإدارية.
• الاهتمام بالمهام الإدارية المتعلقة بالموارد البشرية بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر TSheets، الحضور، ملفات الموظفين، التوظيف، إنهاء الخدمة، التذاكر، والتوظيف، وغيرها من الوظائف الرئيسية حسب الحاجة.
• التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وحيطة.
• إدارة لوجستيات المكتب، بما في ذلك تنسيق التسليمات والشحنات.
• الإشراف على أنشطة إدارة الأسطول، بما في ذلك تتبع المركبات، وجدولة الصيانة، ومراقبة الوقود، والوثائق.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات والاجتماعات والدورات التدريبية للشركة (بما في ذلك اللوجستيات، والأماكن، والمواد).
• أداء واجبات الاستقبال، بما في ذلك استقبال الزوار والعملاء بطريقة احترافية، وإدارة منطقة الاستقبال، والتعامل مع الاستفسارات من مكتب الاستقبال.
• مراقبة والإشراف على فريق التنظيف لضمان نظافة المكتب، ومعايير النظافة، والصيانة المناسبة للمباني.
• دعم العمليات العامة للمكتب والتعامل مع المهام الإدارية العارضة حسب الحاجة.