مساعد اداري Dr soliman fakkeh hospital

المسؤوليات والواجبات الرئيسية:

• يدير تقويم OUL، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات. ينسق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• يتعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل، مع ضمان التواصل في الوقت المناسب وبطريقة مهنية.
• يساعد في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب احتياجات OUL.
• يحافظ على سجلات دقيقة وسرية، وملفات، ومستندات تتعلق بإدارة القسم، بما في ذلك محاضر الاجتماعات وبنود العمل.
• ينسق وينظم الاجتماعات الإدارية، بما في ذلك جدولة، وإعداد جداول الأعمال، وتوزيع مواد الاجتماع.
• يتتبع ويتابع بنود العمل والقرارات المتخذة خلال الاجتماعات، مما يضمن إكمال المهام في الوقت المحدد.
• يؤدي الواجبات العامة المكتبية مثل طلب اللوازم، وإدارة معدات المكتب، وطلبات الميزانية، والحفاظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة.
• يدخل ويحدث البيانات في جداول البيانات وقواعد بيانات الموظفين حسب الحاجة. يحافظ على نتائج الجودة المطلوبة لمقيمين RN.
• يحافظ على بيانات عن التسرب، والاحتفاظ، والاستقالة، ومعدلات الشواغر، جنبًا إلى جنب مع قاعدة بيانات القسم، وينتج تقريرًا شهريًا.
• يدعم OUL بمشاريع ومبادرات خاصة، بما في ذلك البحث، وجمع البيانات، وتنسيق أنشطة المشروع. يراقب تقدم المشروع ويقدم تقارير عن المعالم والنتائج.
• يعمل كحلقة وصل بين OUL والموظفين، مما يسهل الاتصال، ويعالج الاستفسارات أو المخاوف، ويجدول الاجتماعات.
• يساعد في تنسيق جداول الموظفين، والتغطية، والمهام الإدارية الأخرى المتعلقة بموظفي القسم.
• يضمن سرية المعلومات الحساسة والامتثال للوائح الخصوصية وسياسات المنظمة.
• يدعم الامتثال للوائح الرعاية الصحية، ومعايير الاعتماد، والسياسات الداخلية.
• ينظم عمليات التوظيف والمقابلات للقسم.
• يبلغ عن الشواغر والترقيات في القسم.
• يسهل برامج إدخال الموظفين الجدد.
• يحدث نظام الحضور للموظفين المعينين.
• يحافظ على سجلات طلبات الصعود الوظيفي وموافقاتها في القسم.
• يحافظ على نظافة بيئة المكتب، مما يضمن أن خزائن الملفات مرتبة ومنظمة وأن البيانات الورقية محفوظة أو محذوفة وفقًا لسياسة الاحتفاظ بالبيانات.
• يدعم برامج الاعتماد.
• ينسق برامج الاعتراف بالقسم.
• يتتبع ساعات العمل الإضافية للقسم.
• يعد تقارير وعروض تقديمية للقسم حسب الطلب.
• يوفر خدمة عملاء ممتازة لجميع الموظفين حسب الحاجة، مع معالجة الاستفسارات وتوجيهها إلى الموارد المناسبة.
• مهام أخرى حسب التكليف ضمن نطاق العمل.

المهارات والقدرات:

• مهارات جيدة في الحاسوب وإدخال البيانات ومعرفة ببرامج MS Excel وMS Outlook وMS Word وMS PowerPoint.
• مهارات تحليلية جيدة وحل المشكلات.
• مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين ورعاية العملاء.
• مهارات جيدة ودقيقة في حفظ السجلات.