مساعد إداري في قسم المواهب والثقافة Rosewood Hotels and Resorts

نظرة عامة / الوظيفة الأساسية:

يدعم مساعد الإداريين في قسم المواهب والثقافة فريق المواهب والثقافة مع التركيز على التميز الإداري، ولوجستيات الانضمام، ووثائق الموظفين. تضمن هذه الوظيفة التنفيذ السلس لعمليات الموارد البشرية وتدعم تجربة إيجابية للزملاء.

المسؤوليات:

صياغة وإصدار عقود العمل، ورسائل العروض، والمستندات ذات الصلة بالانضمام بما يتماشى مع سياسات الشركة.

تنسيق متطلبات ما قبل التوظيف بما في ذلك طلبات التأشيرات، والفحوصات الطبية، والتحقق من الخلفية.

جمع وتنظيم المستندات الموقعة، مع ضمان الدقة والامتثال للمعايير الداخلية.

ترتيب حجوزات الطيران والنقل للموظفين الجدد القادمين من الخارج.

التواصل مع الأقسام لضمان الاستعداد لوصول المنضمين الجدد، بما في ذلك السكن والوصول إلى تكنولوجيا المعلومات.

الحفاظ على جداول الانضمام والتأكد من إكمال جميع النقاط قبل تاريخ بدء الموظف.

رفع أوامر الشراء (POs) للنفقات المتعلقة بالموارد البشرية (وكالات التوظيف، تذاكر الطيران، بائعي التدريب، إلخ)

التنسيق مع قسم المالية لتتبع المدفوعات وتخصيص الميزانية.

الحفاظ على سجلات أوامر الشراء، والفواتير، وتتبع النفقات.

الحفاظ على ملفات الموظفين الرقمية والمادية محدثة.

ضمان الامتثال لمتطلبات التدقيق وحماية البيانات.

الدعم في إعداد تقارير الموارد البشرية والمتعقبين حسب الطلب.

العمل كنقطة اتصال للاستفسارات الداخلية للموارد البشرية من أعضاء الفريق والأقسام الأخرى.

دعم جدولة المقابلات، والاجتماعات، والفعاليات الداخلية.

المشاركة في مبادرات الموارد البشرية العارضة وأنشطة الرفاهية حسب الحاجة.

المساعدة في جدولة مواعيد المقابلات عند الحاجة.

إجراء فحوصات المرجع والرد على الطلبات لفحوصات المرجع على الزملاء السابقين عند الاقتضاء.

إعداد بطاقات الهوية واسماء الموظفين الجدد واستبدالات للموظفين الحاليين.

عند الطلب، إعداد الاتصالات القادمة من الموارد البشرية مثل الملصقات للفعاليات، تقويم أعياد الميلاد، وما إلى ذلك. التحكم في إعداد قائمة أعياد ميلاد الزملاء الشهرية والتأكد من توزيعها في الوقت المناسب.

جميع المهام الأخرى حسب الحاجة.

المؤهلات:

الخبرة: الحد الأدنى 1 سنة من الخبرة الإدارية في الموارد البشرية، ويفضل في قطاع الضيافة.

التعليم: الحد الأدنى دبلوم بعد الثانوية. يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في الموارد البشرية.

المهارات العامة: يجب أن تكون قادراً على أداء وظائف العمل مع الانتباه للتفاصيل، والسرعة والدقة؛ ترتيب الأولويات، والتنظيم والمتابعة؛ أن تكون مفكراً واضحاً، مع الحفاظ على الهدوء وحل المشاكل باستخدام حكم جيد؛ اتباع التعليمات بدقة؛ فهم احتياجات الخدمة للضيف؛ العمل بشكل متماسك مع الزملاء كجزء من فريق؛ العمل مع الحد الأدنى من الإشراف؛ الحفاظ على سرية معلومات الضيوف وبيانات الفندق ذات الصلة.

المهارات التقنية: إجادة استخدام Microsoft Office (Word، Excel، Outlook)؛ المعرفة بنظام معلومات الموارد البشرية ميزة إضافية.

اللغة: مطلوب التحدث والقراءة والكتابة باللغة الإنجليزية، مع إجادة لغات أخرى مفضلة.

المتطلبات البدنية: يجب أن تكون قادراً على بذل جهد بدني، وتحمل حركات بدنية متنوعة في جميع مناطق العمل، والوصول لأعلى وأسفل، والبقاء ثابتاً في بعض الأحيان خلال فترات العمل، والتواصل بشكل مرضٍ مع الضيوف والزملاء لفهمهم.

التراخيص والشهادات: لا شيء مطلوب.