مساعد إداري II

FHI 360

يوفر دعم إداري وتشغيلي على المستوى المتوسط عبر العمليات الوطنية، بما في ذلك تنسيق المشتريات، اللوجستيات، إدارة الأصول، الإشراف على المرافق، السفر، وأنظمة المكتب، مما يضمن التنفيذ في الوقت المناسب والامتثال.

ينسق جدولة وتنفيذ الاجتماعات، الفعاليات، المؤتمرات، والنشاطات الخارجية؛ يدير التقويمات، يعد المواد الخلفية ومستندات الإحاطة، ويضمن دعم لوجستي سلس.

يعد تقارير الحالة الروتينية، يتتبع المقاييس المتعلقة بالمكتب، ويراجع البيانات والمعلومات من حيث الاكتمال والدقة وفقًا للإرشادات القياسية.

يحافظ على جرد المكتب، سجلات الأصول، الإيصالات، وأنظمة الوثائق؛ يدير المراسلات الواردة والصادرة، خدمات البريد السريع، والإدارة العامة للمكتب.

يدعم إعداد المكتب، التجديدات، وأنشطة الانتقال، ويساعد في إعداد الوثائق، العروض التقديمية، إدخال البيانات، التدقيق اللغوي، وتجميع التقارير.

ينظم خطط السفر المعقدة والجداول الزمنية للموظفين والزوار.

يدعم المشاريع الخاصة، الأبحاث، وتحليل البيانات الأساسية حسب التكليف.

يقوم بأداء مهام إدارية أخرى حسب التكليف.

المعرفة والمهارات المطبقة:

• القدرة على جمع، توصية وتلخيص البيانات للتقارير، إيجاد حلول لمشاكل إدارية متنوعة، وتحديد أولويات العمل.
• يتطلب العمل الانتباه للتفاصيل في صياغة، كتابة، وتدقيق المواد، وتحديد الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية.
• يظهر فهمًا لمجال التخصص، وإجراءات البرنامج، والأساليب، والممارسات بما في ذلك معرفة مسؤوليات البرنامج والموظفين.
• يستخدم أنظمة الملفات والبيانات المعمول بها، الوظائف، و/أو الإجراءات التي تتطلب معرفة بالبرنامج.
• يفهم البرمجيات المستخدمة لأداء الوظائف اليومية.
• يستخدم برامج البرمجيات المكتبية، أنظمة المعلومات، ومعدات المكتب للوصول إلى، إدخال، والتحقق من المعلومات القياسية.
• يتواصل بمعلومات واضحة للموظفين، العملاء، و/أو العامة حول الخدمات، العمليات، والإجراءات باستخدام الإرشادات المحددة أو المعمول بها.
• يستخدم مصطلحات محددة للبرنامج.
• يجمع المعلومات المتاحة بسهولة من سجلات المكتب لصياغة رسائل البريد الإلكتروني، المذكرات وغيرها من الوثائق.
• يدقق الوثائق من حيث القواعد، الإملاء، علامات الترقيم، والتنسيق الأساسي.
• يوفر إجابات للطلبات للحصول على معلومات عامة.
• يسجل ويوثق المعلومات بدقة.
• يجب أن يكون قادرًا على القراءة، الكتابة والتحدث بطلاقة باللغة الإنجليزية والعربية.

حل المشكلات وتأثيرها:

• يتعرف، يحدد، ويحل المشاكل غير القياسية باستخدام إجراءات التشغيل، الممارسات والسابقة المعمول بها.
• يحل القضايا والمشاكل المتكررة بالإضافة إلى بعض الحالات الفريدة.
• يتوقع المشاكل ويطور توصيات لحلها من قبل الإدارة.
• يكتشف ويصحح الأخطاء مما يؤدي إلى تقليل الوقت الضائع وعدم رضا العملاء/المستخدمين.

الإشراف المعطى/المستلم:

• الإشراف العام والتعليمات المقدمة للعمل الروتيني وتعليمات مفصلة مع مراجعة العمل بشكل دوري للأنشطة الجديدة أو المهام الخاصة.
• الاتصالات تكون عادة مع الأفراد داخل القسم الخاص و مع اتصالات خارج التنظيم الخاص.
• تشمل الاتصالات الحصول على أو تقديم معلومات أو بيانات تتطلب بعض الشرح أو التفسير.