مساعد إداري وتنفيذي

Confidential Company

إدارة المكتب

• إدارة منطقة الاستقبال وتسهيل الاتصالات الداخلية والخارجية بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والطرود والمراسلات.

• تقديم الدعم العام للعملاء والزوار.

• الحفاظ على لوازم المكتب والمعدات ومستويات المخزون لضمان التوافر والكفاءة.

• تطوير والحفاظ على أنظمة تنظيم الملفات لكل من السجلات المادية والرقمية.

• إعداد التقارير والرسائل وجداول البيانات والعروض التقديمية والمستندات الإدارية.

مهام المساعد التنفيذي والشخصي

• تقديم الدعم الإداري والشخصي الكامل للرئيس التنفيذي.

• إدارة التقويمات والمواعيد وجدول الاجتماعات.

• تنظيم الاجتماعات، وحجز الأماكن، وإعداد المواد، وتدوين محاضر الاجتماعات.

• تنسيق الترتيبات السفرية بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق ووسائل النقل والوثائق المطلوبة.

• مساعدة الرئيس التنفيذي في المهام الإدارية الشخصية والمسائل السرية عند الحاجة.

• تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين.

إدارة الموارد البشرية والموظفين

• المساعدة في نشر الوظائف، وتنسيق التوظيف، وإدخال الموظفين الجدد.

• الحفاظ على سجلات حضور الموظفين والإجازات.

• الحفاظ على وثائق الموظفين وسجلات الموارد البشرية بدقة.

إجراءات الحكومة والتأشيرات

• معالجة رخصة التجارة الخاصة بالشركة، بطاقة التأسيس، إيجاري، التأشيرات، بطاقات الهوية الإماراتية، ووثائق التأمين.

• التنسيق مع الجهات الحكومية في الإمارات مثل وزارة الموارد البشرية والتوطين، الإدارة العامة للإقامة وشؤون الأجانب، دائرة التنمية الاقتصادية، تسهيل، عامر، هيئة الطرق والمواصلات، والسلطات ذات الصلة الأخرى.

الدعم المالي والإداري

• إدارة معاملات النقدية الصغيرة وإعداد تقارير التسوية.

• الحفاظ على سجلات المعاملات المالية والنفقات الإدارية.

المهام الخارجية وزيارات الحكومة

• التعامل مع المهام الإدارية خارج المكتب مثل زيارة الدوائر الحكومية، والبنوك، وخدمات البريد، والمؤسسات الأخرى.

• تقديم وجمع الوثائق الرسمية عند الحاجة.

• دعم العمليات الإدارية بالشركة مع الكيانات الخارجية.

إدارة الخدمات والمرافق

• إدارة حسابات المرافق الخاصة بالشركة بما في ذلك DEWA، DU، اتصالات، وأكوا كول.

• ضمان المدفوعات في الوقت المناسب، والتجديدات، والتحديثات للخدمات.