الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

يوفر الدعم الإداري لمدير المشروع. ينسق الاجتماعات الوظيفية والإدارية، ودعم اللوجستيات وغيرها من الأنشطة للفريق. يتعامل بشكل استباقي مع المشكلات المحتملة لضمان عمل المكتب بكفاءة. على دراية وثيقة بالعمليات اليومية لجميع المجالات الوظيفية ضمن البرنامج ويدير الواجبات الإدارية لجميع الأفراد. يدير بشكل استباقي المكالمات الهاتفية، والتقويم، وترتيبات السفر لمدير المشروع. يحافظ على جدول PM طوال يوم العمل. إدارة الوقت أمر لا بد منه. سيكون الفرد مسؤولاً عن مساعدة مدير المشروع ونائب مدير المشروع والمشرفين على الورديات في الواجبات الإدارية.

وصف هذه الوظيفة عرضة للتغيير في أي وقت حسب الحاجة لتلبية متطلبات البرنامج أو الشركة.

المسؤوليات

إعداد التقارير الإدارية لمختلف المنظمات العسكرية والمقرات العليا (تقارير أسبوعية، جداول زمنية، إلخ) باستخدام أدوات Microsoft Office متنوعة كما هو موجه من قبل مدير البلد أو ممثله.
إعداد المقاييس حسب توجيهات مدير البلد لدعم بيان العمل.
التواصل مع موظفي PMO دعمًا للوظائف المذكورة أعلاه بالإضافة إلى مكتب مدير المشروع (PMO) وموظفيه.
متابعة الأفراد المعينين لموقع البلد وكذلك أولئك المعينين مؤقتًا. سيكون أيضًا نقطة الاتصال لجميع الأفراد داخل البلد الذين هم في حالة تعليق إداري لأي سبب حتى يعودوا إلى حالة الواجب العادية و/أو يتم الإفراج عنهم من العمل.
المساعدة في عملية الدخول/الخروج. سيتأكد من أنه حيثما كان ذلك ممكنًا، يتم إكمال أي أوراق ضرورية لعناصر مثل الشارات قبل وصول الأفراد.
سيدعم وظيفة سلسلة الإمداد اللوجيستي لمقر Vectrus بالإضافة إلى دعم العمليات اللوجستية الإقليمية.
تتطلب هذه الوظيفة خلفية قوية في اللوجستيات مع إنجازات مثبتة في العمل الجماعي بين الوظائف، وخبرة في التعاون مع الفرق البعيدة ومهارات تفاوض قوية. لذلك، نحن نبحث عن شخص لديه مهارات تواصل وقيادة ممتازة ليعمل كواجهة رئيسية للبائعين والمقاولين الفرعيين ضمن نطاقهم المعين.
سيكون جزءًا من ويتعاون مع فريق سلسلة الإمداد في Vectrus في الدوحة، قطر، والكويت، الذين سيساعدون أيضًا الأخصائي الإداري/اللوجستي.
يجب أن يكون مرتاحًا في التعاون مع المقاولين الفرعيين/الموردين وتقديم ملخص للمناقشات.
التأكد من تدفق المواد والموارد والخدمات عبر النظام في الوقت المحدد.
يجب أن يكون الأخصائي لديه مهارات تخطيط جيدة وقدرة على توقع المشكلات وتطوير خطة عمل لمنع التأخيرات في سير العمل الخاص بالتسليم.
يجب على الأخصائي التواصل مع الأفراد على مستويات مختلفة في المنظمة وقد يُطلب منه إعداد ميزانية، ومخالفات، وتتبع، ووقت التسليم، وتأخير، وتطوير معايير KPI.
الحفاظ على التوجيهات، واللوائح، والكتيبات، والإرشادات الخاصة بالمشروع.
محاسبة، والتحكم، ونقل، وتغليف، وتأمين المواد المحمية والمستندات بشكل صحيح.
المساعدة في اعتماد واستقبال تصاريح الزوار والوصولات.
مساعدة الإدارة في الإشراف على موظفي البرنامج، والمعلومات، وإجراءات الأمن الفيزيائي والتقني.
تقديم المساعدة الفنية في معالجة طلبات الأهلية.
المساعدة في التقييمات الذاتية السنوية.
المساعدة في إنشاء وتوجيه الوثائق/التقارير المتعلقة بالحوادث الأمنية التي تحدث داخل المكتب.
المساعدة في وظائف تسجيل الوقت والتدريب وتتبع حالة كلا النظامين/المتطلبات.
أداء مهام ومهام أخرى حسب الحاجة و/أو كما هو مكلف من قبل مدير المشروع.

المؤهلات

التعليم / الشهادات: يمكن استبدال سنة واحدة من الخبرة ذات الصلة بسنة واحدة من التعليم، إذا كانت الشهادة مطلوبة.
- الثانوية العامة/ GED
- يجب أن تكون قادرًا على التأهل والحفاظ على مستوى الثقة العامة المعتدلة (MRPT)
الخبرة:
- خبرة إدارية ذات صلة لمدة سنتين أو أكثر
- يجب أن تلبي جميع متطلبات الدولة المضيفة للعمل بشكل قانوني في الدولة المضيفة لتكون مؤهلاً لهذه الوظيفة.
المهارات والتكنولوجيا المستخدمة:
- تتطلب هذه الوظيفة خلفية قوية في الإدارة واللوجستيات مع إنجازات مثبتة في العمل الجماعي بين الوظائف، وخبرة في التعاون مع الفرق البعيدة ومهارات تفاوض قوية.
- نحن نبحث عن شخص لديه القدرة على البدء بمفرده ويأخذ المبادرة مع مهارات اتصال وقيادة ممتازة ليعمل كواجهة رئيسية للبائعين والمقاولين الفرعيين ضمن نطاقهم المعين.
- خبرة في وظائف المكتب العادية: الهاتف، الفاكس، الآلة، الماسح الضوئي، الكمبيوتر المكتبي، بما في ذلك معرفة عملية ببرامج Microsoft Office.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

Education / Certifications: One-year related experience may be substituted for one year of education, if degree is required.
- High School/GED
- Must be able to qualify for and maintain Moderate Risk Public Trust (MRPT)
Experience:
- 2+ Years Related Administrative Experience
- You must satisfy all host country requirements to legally work in the host country to be qualified for this position.
Skills & Technology Used:
- This position requires a strong background in administration & logistics with proven accomplishments with cross-functional teamwork, experience collaborating with remote teams and solid negotiation skills.
- We are seeking someone who is a self-starter and takes the initiative with excellent communication and leadership skills to function as a main interface for vendors and subcontractors within their assigned scope.
- Experience in normal office functions: phone, fax, machine, scanner, desktop computer, to include working knowledge of Microsoft Office software.

أخصائي اللوجستيات الإدارية V2X