موظف ادارى

European Bank for Reconstruction and Development

هدف الوظيفة

المسؤول الإداري مسؤول عن جميع المهام الإدارية العامة ضمن الفريق لضمان الإدارة السلسة للموظفين المغتربين، والتنسيق الفعال مع السلطات الحكومية، والدعم الإداري واللوجستي الموثوق للمكتب (RO). بالإضافة إلى ذلك، قد يقدم الضابط أيضًا دعمًا سكرتاريًا لعدد من المصرفيين/المديرين أو المدير.

المسؤوليات والواجبات

• إدارة عمليات الإقامة، وتصاريح العمل، والهوية الوطنية، والتأشيرات للموظفين المغتربين والمستفيدين المؤهلين، وفقًا للوائح البلد وإجراءات العمل الداخلية.
• تنسيق تخليص الجمارك وإطلاق الشحنات، بما في ذلك الأمتعة الشخصية، ومعدات المكتب، والشحنات الرسمية.
• ترتيب ومتابعة متطلبات الاتصالات، بما في ذلك خطوط الهاتف وتخليص بطاقات SIM للموظفين الدوليين.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وتتبع جميع الوثائق المتعلقة بالموظفين المغتربين، والتصاريح، والمراسلات الرسمية.
• الإشراف على جداول السائقين وسجلات العمل الإضافي مع تحمل المسؤولية أيضًا عن الحفاظ على العلاقات الرسمية وإدارة المغتربين بالكامل.
• إدارة المراسلات/الطلبات الداخلية والخارجية بما في ذلك صياغة الردود للمراجعة والحصول على التوقيعات ذات الصلة. قد يتطلب ذلك أيضًا ترتيب/توفير الترجمات.
• المساعدة في ترجمة المنشورات، ومراقبة وسائل الإعلام والطلب المنتظم للمنشورات.
• التواصل مع قسم الاتصالات لضمان دقة جميع صفحات الإنترنت والإنترانت الخاصة بالفريق.
• العمل كمنسق لإدارة السجلات، منسق موارد بشرية، أدوات مكتبية، أرشيفات أو منسق قسم لضمان سير العمل بسلاسة والامتثال للإجراءات.
• معالجة البيانات وإنتاج التقارير من خلال أنظمة مثل SAP، مستودع البيانات، CAR أو BPN عند الطلب.
• الحفاظ على البيانات وإدارتها في تطبيقات خاصة بالبنك (DTM) لضمان دقة سجلات البنك.
• تنسيق جميع المرافق المطلوبة، والتموين والمساعدة الفنية للاجتماعات/جلسات التدريب الداخلية والخارجية، بما في ذلك البحث عن الأماكن، بالإضافة إلى ترتيبات الفواتير.
• تحضير العروض التقديمية والملاحظات التوجيهية للفريق للظهور/المشاركة في الاجتماعات.
• تولي دور منسق الصحة والسلامة والأمن، وحضور اجتماعات SMT وتقديم تحديثات قائمة الموظفين وتفاصيل الاتصال إلى الأمم المتحدة.
• تنسيق تخليص الأمن وترتيب جميع عناصر السفر وفقًا لسياسة البنك بما في ذلك تنظيم التأشيرات، والإقامة، وطلب العملات، وإعداد الجداول الزمنية وكذلك المطالبة بالمصروفات، وكل دعم التأشيرات للموظفين المسافرين من المقر الرئيسي.
• إدارة المواعيد وترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية، والمكالمات الهاتفية والرد على طلبات الاجتماعات نيابة عن الفريق و/أو المدير المباشر.
• تقديم دعم إداري/سكرتاري آخر ودعم غير منتظم للموظفين في الفريق.
• إنشاء والحفاظ على قاعدة بيانات الاتصال الخاصة بـ RO محدثة.

المعرفة والمهارات والخبرة والمؤهلات

المهارات الفنية

• إجادة استخدام الكمبيوتر: Windows XP: Microsoft Outlook، Word، Excel، PowerPoint.
• مهارات مثبتة في القيام بالمراسلات التجارية وكتابة الوثائق، وتلخيص المعلومات في السرد المكتوب والعروض التقديمية بما في ذلك الأجزاء النصية، والرقمية، والرسومية/المخططات.
• معرفة SAP مرغوبة ولكنها ليست أساسية.