موظف ادارى

European Bank for Reconstruction and Development

هدف الوظيفة

المسؤول الإداري مسؤول عن جميع المهام الإدارية العامة داخل الفريق لضمان الإدارة السلسة للموظفين المغتربين، والتنسيق الفعال مع السلطات الحكومية، والدعم الإداري واللوجستي الموثوق للمكتب (RO). بالإضافة إلى ذلك، قد يقدم الضابط أيضًا الدعم السكرتاري لعدد من المصرفيين / المديرين أو المدير.

المسؤوليات والالتزامات

• إدارة جميع عمليات الإقامة، وتصاريح العمل، والهوية الوطنية، والتأشيرات للموظفين المغتربين والمعالين المؤهلين، وفقًا للوائح البلد والإجراءات الداخلية.
• تنسيق التخليص الجمركي وإطلاق الشحنات، بما في ذلك الأغراض الشخصية، ومعدات المكتب، والشحنات الرسمية.
• تنظيم ومتابعة متطلبات الاتصالات، بما في ذلك خطوط الهاتف وتخليص بطاقات SIM للموظفين الدوليين.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وتتبع جميع الوثائق المتعلقة بالموظفين المغتربين، والتصاريح، والمراسلات الرسمية.
• الإشراف على جداول السائقين وسجلات العمل الإضافي مع تحمل المسؤولية عن الحفاظ على العلاقات الرسمية وإدارة المغتربين بالكامل.
• إدارة المراسلات الداخلية / الخارجية / الطلبات بما في ذلك صياغة الردود للمراجعة والحصول على التوقيعات ذات الصلة. قد يتطلب ذلك أيضًا ترتيب / توفير ترجمات.
• المساعدة في ترجمة المنشورات، ومراقبة وسائل الإعلام، والطلب المنتظم للمنشورات.
• التواصل مع الاتصالات لضمان دقة جميع صفحات الإنترنت والإنترانت الخاصة بالفريق.
• العمل كمنسق لإدارة السجلات، منسق الموارد البشرية، القرطاسية، الأرشيفات أو منسق القسم لضمان سير العمل بسلاسة والالتزام بالإجراءات.
• معالجة البيانات وإنتاج التقارير من خلال أنظمة مثل SAP، مستودع البيانات، CAR أو BPN حسب الطلب.
• الحفاظ على البيانات وإدارتها في التطبيقات الخاصة بـ EBRD (DTM) لضمان دقة سجلات البنك.
• تنسيق جميع المرافق المطلوبة، والتموين، والمساعدة التقنية للاجتماعات / جلسات التدريب الداخلية / الخارجية، بما في ذلك البحث عن الأماكن، وكذلك ترتيبات الفواتير.
• إعداد العروض التقديمية وملاحظات الإحاطة للفريق لمناسبات التحدث / الاجتماعات.
• تولي دور منسق الصحة والسلامة والأمن، وحضور اجتماعات SMT وتقديم تحديثات قائمة الموظفين وتفاصيل الاتصال إلى الأمم المتحدة.
• تنسيق التخليص الأمني ​​ترتيب جميع عناصر السفر وفقًا لسياسة EBRD بما في ذلك ترتيب التأشيرات، والإقامة، وطلب العملة، وإعداد الجداول الزمنية بالإضافة إلى المطالبة بالمصروفات، وكل دعم التأشيرات للموظفين المسافرين من المقر.
• إدارة المواعيد وترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية، والمكالمات الجماعية والرد على طلبات الاجتماعات نيابة عن الفريق و / أو المدير المباشر.
• تقديم دعم إداري / سكرتاري آخر ودعم مؤقت للموظفين في الفريق.
• إنشاء وتحديث قاعدة بيانات جهات الاتصال في RO.

المعرفة والمهارات والخبرة والمؤهلات

المؤهلات الأكاديمية

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو العلاقات الدولية، أو تخصص ذي صلة.
• خبرة واسعة ذات صلة في إدارة المغتربين، والتواصل الرسمي / الحكومي، واللوجستيات، أو أدوار الدعم الإداري.
• إجادة اللغة الإنجليزية، مع مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفوي.
• معرفة باللغة المحلية أمر ضروري.

الخبرة / المعرفة

• الخبرة الإدارية والسكرتارية أمر ضروري.
• مستوى عالٍ من المهارات العددية.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على بناء علاقات عمل فعالة مع العملاء والزملاء على جميع المستويات في بيئة متعددة الثقافات.
• لاعب فريق قوي، مع القدرة على العمل بكفاءة عالية والتعامل مع المهام المتعددة التي تشمل مجموعة واسعة من الاتصالات على مستوى البنك.
• القدرة على ممارسة الحكم والتعامل بسرية مع المعلومات والبيانات الحساسة.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• القدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت، وإدارة العمل، والتكيف تحت الضغط مع أولويات متغيرة باستمرار مع عدم وجود إشراف أو إشراف قليل، وتنظيم العمل الخاص واتخاذ المبادرة.
• مهارات تواصل بين الأشخاص ممتازة على جميع المستويات في بيئة متعددة الثقافات.

المهارات الفنية

• معرفة بالحاسوب: Windows XP: Microsoft Outlook، Word، Excel، PowerPoint.
• مهارات مثبتة في كتابة المراسلات التجارية والوثائق، وتلخيص المعلومات في السرد المكتوب والعروض التقديمية بما في ذلك الأجزاء النصية والرقمية والرسوم البيانية / المخططات.