موظف ادارى Alfaisal University

ملخص الوظيفة

المسؤول الإداري مسؤول عن ضمان سير العمل بسلاسة في مركز الأعمال من خلال تقديم الدعم الإداري والتشغيلي ودعم المشاريع. يشمل ذلك إدارة الوثائق، وتنسيق الاجتماعات، وتتبع أنشطة المشروع، والحفاظ على الامتثال، ودعم الإدارة المالية وإدارة الموارد. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، واهتمامًا بالتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة، مع ضمان التوافق مع الأهداف الاستراتيجية للمركز.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية

• يحافظ على مستودع مركزي لوثائق المشاريع ومركز الأعمال، مع ضمان التحكم في النسخ، وسهولة الوصول، والأمان.
• يضع، ويحدث، ويدير القوالب والأدوات للتقارير، والمواثيق، والخطط، ووثائق المشاريع.
• يجدول، وينظم، وينسق اللوجستيات للاجتماعات، وورش العمل، وجلسات التدريب، وفعاليات أصحاب المصلحة.
• يعد جداول الأعمال، ويسجل محاضر الاجتماعات، ويتتبع إجراءات المتابعة للاجتماعات والفعاليات.
• يدعم التخطيط والتنفيذ للمؤتمرات ومبادرات التواصل.
• يتتبع الوقت، والجهد، واستخدام الموارد عبر مشاريع متعددة لمراقبة الأداء.
• يساعد في تتبع تقدم المشروع وأدائه مقابل الأهداف والمعايير المحددة.
• يضمن الالتزام بأساليب إدارة المشاريع، وسياسات المنظمة، ومعايير الحوكمة.
• يراقب أنشطة المشروع للامتثال ويعد تقارير لمراجعة القيادة.
• يدعم تتبع المالية بما في ذلك ميزانيات المشاريع، ومراقبة النفقات، وإعداد الملخصات المالية.
• يعمل كنقطة اتصال إدارية للتواصل المتعلق بالمشاريع والمشاركة مع أصحاب المصلحة.
• ينشر تحديثات المشاريع، والإعلانات، والتذكيرات، مع الحفاظ على سجلات تفصيلية للتواصل.
• يسهل التواصل بين فرق المشاريع والإدارة العليا، مع ضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
• يساعد في تنسيق، وتجميع، ومراجعة العروض، والعروض التقديمية، والتقديمات الرسمية.
• يحافظ على قوائم التحقق لضمان إكمال المهام الإدارية الروتينية والمتابعة بشأن المواعيد النهائية.
• يدعم التخطيط واللوجستيات للمبادرات الجديدة، والتحسينات المستمرة، والمهام غير المتوقعة.
• يضمن تقديم وثائق ومواد المشاريع في الوقت المناسب للعملاء وأصحاب المصلحة.
• يؤدي جميع الواجبات الأخرى بطريقة مهنية، وفعالة، وسرية.
• يؤدي جميع الواجبات ذات الصلة الأخرى حسب الحاجة أو كما هو موكل من قبل المدير.

التعليم والمؤهلات &

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الإدارة العامة، أو أي مجال ذي صلة.

الخبرة المهنية

• حد أدنى من عامين (2) من الخبرة في الدعم الإداري، أو تنسيق المشاريع، أو إدارة المكاتب. أو أي مجال ذي صلة أخرى.