موظف ادارى

Client of United Nation careers

المسؤوليات

الذي يتولى المنصب: 1. يدير تخطيط الميزانية وعمليات التحكم المالي من خلال إعداد تقديرات ميزانية التشغيل والمشاريع وتأسيس ضوابط مالية داخلية؛ يراقب صرف الميزانية، ويعد تعديلات تخصيص الميزانية (BAAs)، ويقوم بإعداد ردود على طلبات التدقيق. يُعد تقارير دورية حول تحديثات الميزانية ويقترح خطط بديلة لاستخدام الأرصدة؛ يساعد في تطوير وتنفيذ إجراءات للتقارير الدقيقة. 2. ينسق بفعالية مع مكتب / قسم الموارد البشرية بشأن الإجراءات المتعلقة بإدارة أنشطة الموارد البشرية، مثل: توظيف الموظفين والمستشارين، بدء إعلانات الشواغر، تقييم الأداء، الحضور، فصل الموظفين، إلخ؛ يدير عقود مقدمي الخدمة الفردية (ISP) وعقود المدة المحدودة (LDCs) إن وجدت؛ يعد مقترحات جدول الموظفين. يقدم المساعدة للموظفين خلال إجراءات الانضمام والفصل. يُترجم الوثائق من العربية إلى الإنجليزية حسب الحاجة 3. يشرف على الأعمال المتعلقة بعمليات الشراء والفواتير؛ يتحقق من عقود الخدمات ويحافظ على العلاقات مع البائعين والموردين؛ يعد خطط الشراء السنوية ويتولى العمليات اللوجستية للمناقصات والعروض وأوامر الشراء؛ عند الاقتضاء، يرأس لجنة فتح العطاءات، مما يضمن اتباع العملية كما هو مطلوب وفقًا لسياسات شراء الوكالة. 4. حسب الاقتضاء، يدعم جميع القضايا المتعلقة بالبروتوكول والاجتماعات مع المانحين ومسؤولي الحكومة المضيفة؛ يساعد في الاتصالات مع منظمات الأمم المتحدة، والهيئات الدولية، والمسؤولين الحكوميين، والبعثات الدبلوماسية والجمهور حسب الحاجة. 5. يعمل كأمين للمخزون الاستهلاكي، يتعامل مع المعدات الزائدة، ينسق الصيانة، ويدير صيانة المباني والمركبات. 6. يجمع ويحلل البيانات الإحصائية، ويحافظ على سجلات محدثة، وينسق مع الأقسام الأخرى للحصول على المعلومات حسب الحاجة؛ يؤسس ويحافظ على أنظمة شاملة للتصنيف والأرشفة للعقود، والاتفاقيات، والوثائق ذات الصلة، مما يضمن سهولة الوصول، والدقة، والامتثال لمعايير المنظمة والمتطلبات القانونية؛ ينفذ طرق تصنيف وفهرسة منهجية لتسهيل استرجاع المعلومات الحيوية بكفاءة، مما يسهم في تبسيط العمليات الإدارية وتمكين الاستجابة السريعة للاستفسارات والتدقيقات. 7. يساعد في إدارة الزمالات/المنح، ويحافظ على سجلات مشاريع القسم، ويعد تقارير التقدم، ويدير التحضيرات اللوجستية لورش العمل، والمؤتمرات، والاجتماعات. 8. يشرف على المساعدين الإداريين، ويقدم التوجيه، والتدريب، ويضمن الالتزام بالسياسات: يراقب جودة العمل، ويجري تقييمات الأداء، ويعالج الاستفسارات أو القضايا. 9. حسب الاقتضاء، ينسق متطلبات أمن المكتب، ويعمل كنقطة اتصال للأمن، وفي تنسيق مع الحراس وعمال النظافة، يضمن أن تدابير السلامة المحددة قيد التنفيذ. 10. حسب الاقتضاء، يدعم تطوير وتنفيذ والإبلاغ عن مبادرات