منسق إداري ومشتريات

R One Performance Auto Repairing

1. الإدارة الإدارية:

• تكون نقطة الاتصال الأولى للمكتب، إدارة المراسلات والمكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر لأعضاء الفريق.
• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية من خلال التحقق من المخزون، وتوقع الاحتياجات، وإجراء الطلبات، والتحقق من الاستلام.
• ضمان أن يكون بيئة المكتب مرتبة وعملية ومهنية.
• إعداد وتعديل الوثائق بما في ذلك المراسلات والتقارير والمشروعات والمذكرات والبريد الإلكتروني.

2. التنسيق مع الموردين والمشتريات:

• الاتصال بالموردين بشكل استباقي لطلب الأسعار الحالية، والكتيبات، ومعلومات المنتج.
• جمع وتنظيم والحفاظ على قاعدة بيانات من عروض الموردين، وأوقات التسليم، والشروط والأحكام.
• المساعدة في المراحل الأولية من عملية الشراء عن طريق جمع ومقارنة بيانات الموردين.
• بناء والحفاظ على علاقات إيجابية مع جهات الاتصال من الموردين.
• تتبع وتحديث تغييرات الأسعار وإبلاغها للفرق الداخلية المعنية.

3. تنظيم البيانات وإدارتها:

• تطوير والحفاظ على نظام أرشفة منهجي للسجلات الرقمية والمادية.
• تنظيم البيانات الداخلية (مثل: تقارير المبيعات، قوائم المخزون، معلومات العملاء) في تنسيقات قابلة للوصول ومنطقية.
• إدخال وتحديث البيانات في قواعد بيانات الشركة وأنظمة CRM/ERP بدقة عالية.
• توليد تقارير أساسية وملخصات من البيانات المجمعة حسب الطلب من الإدارة.
• ضمان الحفاظ على سلامة البيانات وسرية المعلومات في جميع الأوقات.

4. الدعم العام:

• تقديم الدعم الإداري للأقسام الأخرى حسب الحاجة.
• المساعدة في عملية انضمام الموظفين الجدد (إعداد المكاتب، واللوازم، وما إلى ذلك).
• المساعدة في تخطيط وتنفيذ الفعاليات أو الاجتماعات الخاصة بالشركة.