محترف إداري (عن بُعد) - العمليات ودعم المكتب

Client of Pulse Media NL

ستساهم في التنفيذ السلس للعمليات اليومية من خلال إدارة السجلات، وصيانة المتتبعين، ومراقبة سير العمل، وضمان دقة الوثائق وتحديثها. ستدعم عملك كفاءة العمليات من خلال الحفاظ على المعلومات متسقة وكاملة وسهلة الوصول.

لا يتطلب أي خبرة مهنية سابقة، سيتم توفير تدريب كامل وإرشادات منظمة. يعتمد النجاح في هذا الدور على الانتباه للتفاصيل، والاتساق، والمساءلة، والتواصل الكتابي الواضح.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة البيانات الإدارية وحفظ السجلات

• الحفاظ على تحديث جداول البيانات وقواعد البيانات الداخلية (جوجل شيتس / إكسل)
• ضمان دقة البيانات وكمالها وتنسيقها المتسق
• توحيد السجلات (الأسماء، جهات الاتصال، المناطق، الملاحظات، إلخ)
• تحديد وحل التكرارات، والأخطاء، أو المعلومات المفقودة
>
• تمييز البيانات غير المكتملة أو غير الواضحة للمتابعة
>
• تنظيم الملفات باستخدام تسميات وأنظمة مجلدات منظمة
>
• الحفاظ على سجلات التغييرات، والتحديثات، والتصحيحات
>

>

تنسيق المهام وسير العمل

>

>
• مراجعة وتصنيف الطلبات الإدارية الواردة
>
• تعيين أو توجيه المهام إلى أعضاء الفريق المناسبين
>
• تتبع تقدم المهام من التعيين إلى الإنجاز
>
• المتابعة بشأن العناصر المتأخرة أو المعلقة
>
• الحفاظ على تحديثات حالة واضحة ووثائق
>
• طلب توضيح عند الحاجة لضمان الدقة
>

>

التتبع، والسجلات والتقارير

>

>
• تحديث المتتبعين العمليات للمهام الجارية، المعلقة، والمكتملة
>
• تسجيل الأنشطة اليومية، والقضايا، والمتابعات
>
• إعداد ملخصات تقدم موجزة
>
• تحديد القضايا المتكررة أو الفجوات في سير العمل
>
• تصعيد عدم الكفاءة أو المخاوف بشأن العمليات عند الضرورة
>
• دعم التقارير ببيانات منظمة ودقيقة
>

>

الدعم في الجدولة والتنسيق

>

>
• المساعدة في تحديثات التقويم وتتبع توفر الفريق
>
• إرسال تذكيرات بالمواعيد النهائية والإجراءات المطلوبة
>
• تتبع خطوات الانضمام، والمعالم، وإكمال قوائم التحقق
>
• دعم التنسيق لضمان اتباع جميع العمليات بشكل صحيح
>

>

ضمان الجودة والوثائق

>

>
• مراجعة العمل من حيث الدقة والامتثال قبل التقديم
>
• الحفاظ على هياكل ملفات متسقة ومعايير تسمية
>
• ضمان تنظيم الوثائق وسهولة الوصول إليها
>
• دعم التحديثات للسياسات والإجراءات الداخلية والوثائق
>
• الحفاظ على معايير عالية من جودة البيانات والتنظيم
>

>

توقعات الأداء

>

>
• الحفاظ على مستويات عالية من الدقة مع الحد الأدنى من الأخطاء
>
• إظهار اهتمام قوي بالتفاصيل
>
• تقديم إنجاز مهام متسق وموثوق
>
• التواصل بوضوح وبشكل مهني
>
• المتابعة بشكل استباقي بشأن المعلومات المفقودة أو غير الواضحة
>
• الحفاظ على عادات تنظيم قوية
>
• الالتزام بالعمليات المنظمة والسياسات والإجراءات
>
• البقاء مسؤولاً في بيئة العمل عن بُعد
>

>

تفاصيل العمل

>

>
• الموقع: عن بُعد بالكامل
>
• المنطقة المدعومة: منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا (الإمارات، قطر، السعودية)
>
• الجدول الزمني: مرن، مع ضرورة التوفر المستمر
>
• الساعات: بدوام كامل أو جزئي حسب عبء العمل
>
• التعويض: بناءً على الخبرة والانخراط
>

>