محترف إداري (عن بُعد) - دعم العمليات والمكتب

Client of Pulse Media NL

ستساهم في تنفيذ العمليات اليومية بسلاسة من خلال إدارة السجلات، وصيانة المتعقبين، ومراقبة سير العمل، وضمان دقة الوثائق وتحديثها. سيؤدي عملك إلى دعم الكفاءة التشغيلية من خلال الحفاظ على المعلومات متسقة، كاملة، وسهلة الوصول.

لا تتطلب هذه الوظيفة أي خبرة مهنية سابقة، حيث سيتم توفير التدريب الكامل والإرشاد المنظم. يعتمد النجاح في هذا الدور على الانتباه للتفاصيل، والتناسق، والمساءلة، والتواصل الكتابي الواضح.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة البيانات الإدارية وحفظ السجلات

• الحفاظ على تحديث جداول البيانات وقواعد البيانات الداخلية (جوجل شيتس / إكسل)
• ضمان دقة البيانات وكمالها وتنسيقها المتسق
• توحيد السجلات (الأسماء، جهات الاتصال، المناطق، الملاحظات، إلخ.)
• تحديد وحل التكرارات، والأخطاء، أو المعلومات المفقودة
• الإشارة إلى البيانات غير الكاملة أو غير الواضحة للمتابعة
• تنظيم الملفات باستخدام أنظمة تسمية هيكلية وأنظمة مجلدات
• الحفاظ على سجلات التغييرات، والتحديثات، والتصحيحات

تنسيق المهام وسير العمل

• مراجعة وتصنيف الطلبات الإدارية الواردة
• تعيين أو توجيه المهام إلى الأعضاء المناسبين في الفريق
• تتبع تقدم المهام من التعيين إلى الإنجاز
• متابعة العناصر المتأخرة أو المعلقة
• الحفاظ على تحديثات الحالة والوثائق الواضحة
• طلب التوضيح عند الحاجة لضمان الدقة

التتبع، والسجلات، والتقارير

• تحديث المتعقبين التشغيليين للمهام الجارية، والمعلقة، والمكتملة
• تسجيل الأنشطة اليومية، والمشكلات، والمتابعات
• إعداد ملخصات تقدم موجزة
• تحديد المشكلات المتكررة أو فجوات سير العمل
• تصعيد عدم الكفاءة أو المخاوف المتعلقة بالعملية عند الضرورة
• دعم التقارير ببيانات منظمة ودقيقة

الدعم في الجدولة والتنسيق

• المساعدة في تحديثات التقويم وتتبع توفر الفريق
• إرسال تذكيرات بالمواعيد النهائية والإجراءات المطلوبة
• تتبع خطوات الانضمام، والمعالم، وإكمال قوائم التحقق
• دعم التنسيق لضمان اتباع جميع العمليات بشكل صحيح

ضمان الجودة والوثائق

• مراجعة العمل لضمان الدقة والامتثال قبل التقديم
• الحفاظ على هياكل ملفات متسقة ومعايير تسمية
• ضمان تنظيم الوثائق وسهولة الوصول إليها
• دعم التحديثات للإجراءات التشغيلية الداخلية والوثائق
• الحفاظ على معايير عالية من جودة البيانات والتنظيم