محترف إداري للعمليات ودعم المكتب - (عن بُعد)

Client of Pulse Media NL

المسؤوليات الرئيسية

إدارة البيانات الإدارية وحفظ السجلات

• الحفاظ على تحديث جداول البيانات وقواعد البيانات الداخلية (جوجل شيتس / إكسل)
• ضمان دقة البيانات وكمالها وتنسيقها المتسق
• توحيد السجلات (الأسماء، جهات الاتصال، المناطق، الملاحظات، إلخ.)
• تحديد وحل التكرارات والأخطاء أو المعلومات المفقودة
• تحديد البيانات غير المكتملة أو غير الواضحة للمتابعة
• تنظيم الملفات باستخدام تسميات هيكلية ونظم مجلدات
• الحفاظ على سجلات التغييرات والتحديثات والتصحيحات

تنسيق المهام وسير العمل

• مراجعة وتصنيف الطلبات الإدارية الواردة
• تعيين أو توجيه المهام إلى أعضاء الفريق المناسبين
• تتبع تقدم المهام من التعيين إلى الإكمال
• متابعة العناصر المتأخرة أو المعلقة
• الحفاظ على تحديثات الحالة الواضحة والموثقة
• طلب التوضيح عند الحاجة لضمان الدقة

التتبع والسجلات والتقارير

• تحديث المتعقبين العملياتيين للمهام الجارية والمعلقة والمكتملة
• تسجيل الأنشطة اليومية والمشكلات والمتابعات
• إعداد ملخصات تقدم موجزة
• تحديد المشكلات المتكررة أو فجوات سير العمل
• تصعيد عدم الكفاءة أو المخاوف المتعلقة بالعملية عند الحاجة
• دعم التقارير ببيانات منظمة ودقيقة

الدعم في الجدولة والتنسيق

• المساعدة في تحديثات التقويم وتتبع توافر الفريق
• إرسال تذكيرات بالمواعيد النهائية والإجراءات المطلوبة
• تتبع خطوات التوجيه والمعالم وإكمال قائمة التحقق
• دعم التنسيق لضمان اتباع جميع العمليات بشكل صحيح

ضمان الجودة والتوثيق

• مراجعة العمل لضمان الدقة والامتثال قبل الإرسال
• الحفاظ على هياكل الملفات ومعايير التسمية المتسقة
• ضمان تنظيم الوثائق وسهولة الوصول إليها
• دعم التحديثات للعمليات والإجراءات الداخلية والوثائق
• الحفاظ على معايير عالية من جودة البيانات والتنظيم

توقعات الأداء

• الحفاظ على مستويات عالية من الدقة مع الحد الأدنى من الأخطاء
• إظهار اهتمام قوي بالتفاصيل
• تقديم إكمال موثوق ومتسق للمهام
• التواصل بوضوح واحترافية
• متابعة بنشاط بشأن المعلومات المفقودة أو غير الواضحة
• الحفاظ على عادات تنظيم قوية
• الالتزام بالعمليات المنظمة والعمليات القياسية
• البقاء مسؤولاً في بيئة العمل عن بُعد

تفاصيل العمل

• الموقع: عن بُعد بالكامل
• المنطقة المدعومة: منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا (الإمارات، قطر، السعودية)
• الجدول: مرن، مع ضرورة التواجد بشكل متسق
• الساعات: بدوام كامل أو جزئي حسب حجم العمل
• التعويض: يعتمد على الخبرة والانخراط