مساعد إداري واستقبال

Noatum

إدارة المكتب الأمامي:

• تحية الزوار: الترحيب ومساعدة الزوار، والتأكد من شعورهم بالراحة وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب.
• إدارة الهاتف: الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتصنيفها، وتحويلها. تقديم معلومات أساسية عند الحاجة.
• التعامل مع البريد: استلام البريد اليومي وفرز وتوزيع الطرود.

الدعم الإداري:

• جدولة المواعيد: إدارة المواعيد والحفاظ على تقويم الشركة. جدولة الاجتماعات وتنسيق غرف الاجتماعات.
• المستلزمات المكتبية: طلب والحفاظ على مخزون المستلزمات المكتبية. التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للتقديم.
• المهام الكتابية: أداء مهام إدارية متنوعة مثل الأرشفة، والنسخ، والنقل، وإرسال الفاكسات.

الاتصال:

• الاتصال الداخلي: تسهيل الاتصال داخل المكتب من خلال توزيع المذكرات والإعلانات والمعلومات المهمة الأخرى.
• الاتصال الخارجي: التعامل مع المراسلات، بما في ذلك البريد الإلكتروني والرسائل، وتقديم معلومات أساسية ودقيقة للعملاء والزوار.

تنسيق الفعاليات:

• تنسيق الاجتماعات: المساعدة في التخطيط وتنظيم الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندات وتدوين الملاحظات.
• تخطيط الفعاليات: المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة، مثل المؤتمرات وورش العمل والتجمعات الاجتماعية.

الامتثال والأمان:

• إجراءات السلامة: اتباع وتطبيق إجراءات السلامة في المكتب. التحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال وإصدار بطاقات الزوار.
• السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر والحفاظ على السرية.