أخصائي إداري (خدمة الطعام)

Amentum

الواجبات:

الدعم الإداري والعملي

العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمراسلات، والمواعيد، والتوثيق، وحفظ السجلات لقسم خدمات الطعام.

إعداد وصيانة التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية، بما في ذلك تعداد الأشخاص، وملخصات الحصص، ومقاييس خدمات الطعام.

تتبع حضور الموظفين وسجل ساعات العمل والإجازة وسجلات الالتزام بالتدريب.

صياغة ومراجعة وتنسيق الاتصالات الداخلية، وطلبات الشراء، ومحاضر الاجتماعات لموافقة الإدارة.

دعم المشتريات وتنسيق المخزون مع المقاولات واللوجستيات وQA/QC والوصول إلى المواقع والعمليات والمالية.

العمل كنقطة الاتصال الثانوية والدعم الرئيسي لعمليات بطاقات الوجبات.

البيانات والتقارير

استخدام Microsoft Power BI وExcel لجمع وتنظيم وتصور مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل عدد الوجبات ومستويات الإمدادات واستخدام العمالة وغيرها كما تتطلبه البرنامج.

الحفاظ على لوحات معلومات تفاعلية لمقاييس العمليات، وجاهزية التدقيق، والامتثال لسلامة الغذاء (HACCP وISO 22000 وServSafe).

المساعدة في تجميع ملخصات الأداء المعتمدة على البيانات لمتطلبات التقارير الداخلية للإدارة ووزارة الخارجية.

الامتثال وتنسيق الموارد البشرية

الحفاظ على ملفات الموظفين وضمان إكمال التدريب الإلزامي للسفارة (CTIPs وHACCP والسلامة).

دعم الامتثال لقوانين العمل العراقية والسياسات الداخلية لـ Amentum ومتطلبات العقود.

المساعدة في التوظيف، والتحكم في الوصول، وسجلات التدريب أثناء العمل، ومتطلبات SOP والتوثيق الإداري للموظفين الجدد وموظفي المقاولات.

خدمة العملاء والتواصل

العمل كحلقة وصل بين قسم خدمات الطعام وممثلي السفارة والأقسام الداخلية.

دعم تنسيق طلبات التموين، وفعاليات المعنويات، والوظائف الخاصة لتناول الطعام، وغيرها كما تتطلبه البرنامج.

ضمان التواصل في الوقت المناسب والاحترافية في جميع المراسلات الداخلية والخارجية.

التنقل والمرونة

يجب أن تكون مستعدًا وقادرًا على السفر والعمل بين عدة مواقع للسفارة بما في ذلك مجمع سفارة بغداد (BEC) ومركز الدعم الدبلوماسي ببغداد (BDSC) والاتحاد الثالث حسب احتياجات البرنامج.

أداء واجبات إضافية كما هو مطلوب.