اخصائي اداري

Tawteen

المسؤوليات الرئيسية

المسؤولية 1: الاستقبال الإداري

1. إدارة وتوسيع الاتفاقيات السنوية مع الفنادق والمطاعم المتعاقدة مع الشركة.

2. تطوير خطط استقبال تفصيلية بناءً على مستوى الزوار ومتطلبات الاستقبال، بما في ذلك النقل، حجز الإقامة، ترتيبات الطعام، ومسارات الزيارة؛ ضمان تنسيق سلس عبر جميع مراحل عملية الاستقبال.

3. إعداد مواقع الاستقبال والمواد، والتحقق من المرافق مسبقًا، والاستجابة بسرعة لاحتياجات الضيوف وقضاياهم لضمان تنفيذ سلس لأنشطة الاستقبال.

4. بعد حدث الاستقبال، جمع التعليقات من الزوار، وتحليل نقاط الضعف، وتحسين جودة وكفاءة خدمات الاستقبال باستمرار.

5. إكمال المهام الموكلة من قبل المشرفين أو تقديم المساعدة للأقسام الأخرى حسب الحاجة.

المسؤولية 2: إدارة النفقات والرقابة

6. قيادة عملية إدارة الميزانية والتعاون مع الإدارة لتنفيذ استراتيجيات فعالة للرقابة على التكاليف.

7. تخطيط وتعزيز تنفيذ وتقدم مبادرات تقليل التكاليف.

8. مسؤول عن تجميع النفقات الشهرية.

المسؤولية 3: إدارة قاعات الاجتماعات والاستقبال

9. تنسيق وإدارة موارد قاعات الاجتماعات.

10. إدارة مستلزمات قاعات الاجتماعات بشكل فعال.

11. تنسيق خدمات الاستقبال لاجتماعات على مستوى الشركة و مستوى القسم.

المسؤولية 4: إدارة الأختام

12. التقدم بطلب لإنشاء أختام الشركة وضمان حفظها بشكل صحيح، ومنع إساءة الاستخدام أو الفقد.

13. مراجعة دقيقة لطلبات استخدام الأختام وفقًا لسياسات الشركة، وضمان أن محتويات الوثائق تتطابق مع العمليات المعتمدة لتجنب الأختام غير الصحيحة أو المفقودة.

14. الحفاظ على سجلات دقيقة لتفعيل أو تعطيل أو تدمير الأختام.

المسؤولية 5: إدارة المخازن العامة

1. التعامل مع عمليات المواد الواردة والصادرة، وتسجيل، والتحقق، وتصنيف جميع السلع الواردة لضمان الدقة.

2. إنشاء وتحديث دفاتر المخزون، وتسجيل جميع حركات المخزون بدقة.

3. تصنيف وترتيب المواد بشكل منظم لسهولة الوصول.

4. تطوير وتنفيذ خطة جرد شهرية، والإبلاغ عن النتائج لمديري الأقسام.

5. ضبط هيكل المخزون بناءً على أنماط استهلاك و الطلب المتوقع.

________________________________________

مؤشرات تقييم الأداء (KPIs):

1. تنفيذ فعال للرقابة على النفقات، وتحقيق معدل إكمال 100% لمشاريع تقليل التكاليف.

2. الالتزام بعمليات شراء المواد، مع استجابات في الوقت المناسب، وعدم وجود تأخيرات، ورضا عالٍ من الموردين والمساهمين الداخليين، وعدد صفر من الشكاوى.

3. الالتزام الصارم بمعايير استقبال الشركة، وضمان التنسيق السلس وعدد صفر من الشكاوى من المشاركين.

4. طلب العناصر الرفاهية بكميات مناسبة لتجنب الهدر، مع عدم وجود تأخيرات في تسويات النفقات.

5. تحديثات كاملة ودقيقة وفي الوقت المناسب لدفاتر الأصول الثابتة والمواد الاستهلاكية ذات القيمة المنخفضة.

المؤهلات:

العمر والجنس: أنثى، 26 عامًا أو أكثر.

التعليم: درجة البكالوريوس أو أعلى.

خبرة العمل: خبرة لا تقل عن 2 سنوات في الشركات الكبيرة (المملوكة للدولة، أو المستثمرة من الخارج، أو الشركات المدرجة في البورصة) مفضلة.

المعرفة: إتقان في الإدارة، والمالية، والموارد البشرية.

المهارات: مهارات قوية في التواصل التجاري، مع معرفة بمعالجة العقود والمعاملات المالية.

الكفاءات: مهارات قوية في الكتابة والتواصل اللفظي، والقدرة على التخطيط، والانتباه للتفاصيل، والاجتهاد، والتفكير المنطقي.

المهارات اللغوية و مهارات تكنولوجيا المعلومات: إتقان جيد للغة الإنجليزية مفضل؛ إتقان في برامج Microsoft Office.

متطلبات أخرى: مظهر جيد، واستعداد للعمل في الخارج إذا لزم الأمر.