اخصائي اداري

Tawteen

المسؤوليات الرئيسية

المسؤولية 1: الاستقبال الإداري

1. إدارة وتوسيع الاتفاقيات السنوية مع الفنادق والمطاعم المتعاقدة مع الشركة.

2. تطوير خطط استقبال مفصلة بناءً على مستوى الزوار ومتطلبات الاستقبال، بما في ذلك النقل، حجز الإقامة، ترتيبات الطعام، ومسارات الزيارة؛ لضمان تنسيق سلس عبر جميع مراحل عملية الاستقبال.

3. إعداد مواقع الاستقبال والمواد، والتحقق من المرافق مسبقًا، والاستجابة بسرعة لاحتياجات القادمين والمشاكل لضمان تنفيذ سلس لأنشطة الاستقبال.

4. بعد حدث الاستقبال، جمع الملاحظات من الزوار، وتحليل النقاط الضعيفة، وتحسين جودة وكفاءة خدمات الاستقبال باستمرار.

5. إكمال المهام الموكلة من قبل المشرفين أو تقديم المساعدة للأقسام الأخرى حسب الحاجة.

المسؤولية 2: إدارة النفقات والرقابة

6. قيادة عملية إدارة الميزانية والتعاون مع الإدارة لتنفيذ استراتيجيات فعالة للرقابة على التكاليف.

7. تخطيط وتعزيز تنفيذ وتقدم مبادرات خفض التكاليف.

8. المسؤولية عن تجميع النفقات الشهرية.

المسؤولية 3: إدارة قاعات الاجتماعات والاستقبال

9. تنسيق وإدارة موارد قاعات الاجتماعات.

10. إدارة مستلزمات قاعات الاجتماعات بشكل فعال.

11. تنسيق خدمات الاستقبال للاجتماعات على مستوى الشركة والإدارات.

المسؤولية 4: إدارة الأختام

12. تقديم طلب لإنشاء أختام الشركة وضمان حفظها بشكل صحيح، ومنع سوء الاستخدام أو الفقدان.

13. مراجعة دقيقة لطلبات استخدام الأختام وفقًا لسياسات الشركة، وضمان تطابق محتويات الوثائق مع العمليات المعتمدة لتجنب الطوابع غير الصحيحة أو المفقودة.

14. الحفاظ على سجلات دقيقة لتفعيل الأختام وتعطيلها أو تدميرها.

المسؤولية 5: إدارة المستودع العامة

1. التعامل مع عمليات المواد الواردة والصادرة، وتسجيل، والتحقق، وتصنيف جميع البضائع الواردة لضمان الدقة.

2. إنشاء وتحديث دفاتر الجرد، وتسجيل جميع حركات المخزون بدقة.

3. تصنيف وترتيب المواد بطريقة منظمة لتسهيل الوصول إليها.

4. تطوير وتنفيذ خطة جرد شهرية، والإبلاغ عن النتائج إلى مديري الأقسام.

5. ضبط هيكل المخزون بناءً على أنماط الاستهلاك والطلب المتوقع.

________________________________________

مؤشرات تقييم الأداء (KPIs):

1. تنفيذ فعال للرقابة على النفقات، وتحقيق معدل إكمال 100% لمشاريع خفض التكاليف.

2. الالتزام بعمليات شراء المواد، مع استجابات في الوقت المناسب، بدون تأخيرات، ورضا عالي من الموردين والأطراف الداخلية، وصفر شكاوى.

3. الالتزام الصارم بمعايير استقبال الشركة، وضمان تنسيق سلس وصفر شكاوى من المشاركين.

4. طلب مواد الرفاهية بكميات مناسبة لتجنب الهدر، مع عدم وجود تأخيرات في تسويات النفقات.

5. تحديثات كاملة ودقيقة وفي الوقت المناسب لدفاتر الأصول الثابتة والاستهلاكية منخفضة القيمة.

المؤهلات:

العمر والجنس: أنثى، 26 عامًا وما فوق.

التعليم: درجة بكاليوس أو أعلى.

خبرة العمل: الحد الأدنى من سنتين خبرة في المؤسسات الكبيرة (المملوكة للدولة، أو المستثمرة من الخارج، أو الشركات المدرجة علنًا) مفضل.

المعرفة: إجادة في الإدارة والمالية والموارد البشرية.

المهارات: مهارات تواصل تجاري قوية، مع معرفة بمعالجة العقود والعمليات المالية.

الكفاءات: تواصل كتابي وشفهي قوي، القدرة على التخطيط، الانتباه للتفاصيل، الاجتهاد، والتفكير المنطقي.

المهارات اللغوية وتكنولوجيا المعلومات: إتقان جيد للغة الإنجليزية مفضل؛ إجادة في برامج Microsoft Office.

متطلبات أخرى: مظهر جذاب، واستعداد للعمل في الخارج إذا لزم الأمر.