دعم اداري

Client of Talentmate

نحن نبحث عن محترف دعم إداري منظم للغاية ودقيق للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي حلاً استباقياً للمشكلات مع مهارات تواصل استثنائية واهتمام دقيق بالتفاصيل. سيكون لديهم خبرة سابقة في العمل في بيئة مكتبية، ومساعدة الموظفين، وإدارة العمليات الإدارية، وضمان سير الأنشطة اليومية بسلاسة. تلعب هذه الوظيفة دورًا أساسيًا في تعزيز إنتاجية منظمتنا من خلال تقديم دعم إداري موثوق عبر عدة أقسام. سيتم تكليف محترف الدعم الإداري بإدارة مجموعة واسعة من المهام الإدارية مثل الجدولة، والتواصل، وإدخال البيانات، وإدارة الوثائق. إذا كنت شخصًا يزدهر في بيئة عمل ديناميكية ويتفوق في تعدد المهام، نشجعك على التقديم.

المسؤوليات

• تنسيق أنشطة المكتب والعمليات لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة.
• المساعدة في إدارة الجداول والمواعيد والاجتماعات للموظفين عبر أقسام مختلفة.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والمذكرات والبريد الإلكتروني في الوقت المناسب.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات منظمة، سواء كانت مادية أو إلكترونية، لضمان سهولة استرجاع الوثائق.
• دعم إدارة المكتب من خلال الحفاظ على مخزون الإمدادات وتقديم الطلبات لمستلزمات المكتب.
• تكون نقطة الاتصال الأولى للزوار ومعالجة المكالمات الهاتفية الواردة بشكل احترافي.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية وأرشفة الوثائق وفقًا لذلك.
• إدارة وتحديث قواعد بيانات الشركة بإدخال المعلومات بدقة وفي الوقت المناسب.
• تنسيق ترتيبات السفر والجدول الزمني لأعضاء الفريق، حسب الحاجة لاحتياجات العمل.
• تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع العملاء والموردين.
• المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة والتعامل مع اللوجستيات للتجمعات الجماعية.
• تقديم الدعم العام للزوار والتعامل مع مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.

المتطلبات

• تجربة مثبتة كمساعِد إداري أو في دور إداري ذي صلة أمر ضروري.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة مع قدرات تواصل بين الأشخاص قوية.
• إجادة في مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint) وأنظمة برمجيات المكتب الأخرى.
• دقيق في التفاصيل مع القدرة على الحفاظ على مستويات عالية من الدقة في جميع الأعمال.
• قادر على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية والحفاظ على السرية في جميع الأوقات.
• شهادة الثانوية العامة مطلوبة، ويفضل الحصول على درجة مشارك أو مؤهلات إدارية.