دعم اداري

Talentmate

نحن نبحث عن محترف دعم إداري منظم للغاية وذو اهتمام بالتفاصيل للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي هو شخص استباقي في حل المشكلات ويمتلك مهارات تواصل استثنائية واهتمامًا دقيقًا بالتفاصيل. سيكون لديهم خبرة سابقة في العمل في بيئة مكتبية، ومساعدة الموظفين، وإدارة العمليات الإدارية، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. تلعب هذه الوظيفة دورًا أساسيًا في تعزيز إنتاجية منظمتنا من خلال توفير دعم إداري موثوق عبر عدة أقسام. سيتم تكليف المحترف في الدعم الإداري بإدارة مجموعة واسعة من المهام الإدارية مثل الجدولة، والتواصل، وإدخال البيانات، وإدارة الوثائق. إذا كنت شخصًا يزدهر في بيئة عمل ديناميكية ويتفوق في تعدد المهام، فنحن نشجعك على التقديم.

المسؤوليات

• تنسيق أنشطة المكتب والعمليات لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة.
• المساعدة في إدارة الجداول، والاجتماعات، والمواعيد للموظفين عبر الأقسام المختلفة.
• إعداد وتحرير المراسلات، والتقارير، والمذكرات، والبريد الإلكتروني في الوقت المناسب.
• الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة، سواء كانت مادية أو إلكترونية، لضمان سهولة استرجاع الوثائق.
• دعم إدارة المكتب من خلال الحفاظ على مخزون الإمدادات وتقديم الطلبات لاحتياجات المكتب.
• أن تكون نقطة الاتصال الأولى للزوار وتعامل المكالمات الواردة بشكل مهني.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية وأرشفة الوثائق وفقًا لذلك.
• إدارة وتحديث قواعد بيانات الشركة بدقة وإدخال المعلومات في الوقت المناسب.
• تنظيم ترتيبات السفر والجدول الزمني لأعضاء الفريق، حسب الحاجة لاحتياجات العمل.
• تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع العملاء والموردين.
• المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة والتعامل مع اللوجستيات لتجمعات الفريق.
• تقديم الدعم العام للزوار والتعامل مع مهام إدارية أخرى حسب التكليف.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في دور إداري ذي صلة أمر ضروري.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة مع قدرات بين شخصية قوية.
• إجادة مجموعة برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint) وأنظمة البرمجيات المكتبية الأخرى.
• الاهتمام بالتفاصيل مع القدرة على الحفاظ على مستويات عالية من الدقة في جميع الأعمال.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بشكل سري والحفاظ على السرية في جميع الأوقات.
• مطلوب شهادة الثانوية العامة، كما يفضل الحصول على شهادة دبلوم أو مؤهلات إدارية.