مسئول ادارى EMIRATES GLOBAL ALUMINIUM (EGA)

المسؤوليات الرئيسية:

المراسلات والوثائق
يكتب ويطبع الرسائل الروتينية، المذكرات، التقارير، محاضر الاجتماعات، المواد العلمية أو التقنية، البيانات الرقمية، الرسوم البيانية والنماذج.
يدقق ويصحح المواد المعدة من حيث القواعد، التنسيق، الاكتمال، والمحتوى.
يفرز ويفتح ويوزع البريد الوارد على الموظفين؛ يربط المراسلات الواردة بالملفات أو المواد المتعلقة اللازمة للاجتماعات، المراسلات، والتقارير.
يساعد في إعداد الميزانيات والتقارير المالية؛ يعد ويراقب سجلات الوقت وسجلات الموظفين الأخرى.

الزوار والمكالمات الواردة
يستقبل ويقوم بفرز الزوار والمكالمات الهاتفية، يأخذ الرسائل، ويحدد مواعيد للموظفين المحترفين و/أو الإداريين، ويقدم المعلومات للمتصلين الذين يحتاجون إلى معرفة عمليات الوكالة، وجهة نظر المشرف، وتفسير وتطبيق السياسات والإجراءات.

الاجتماعات
يحدد وينظم الاجتماعات والمؤتمرات للموظفين المحترفين و/أو الإداريين ويبلغ الأطراف المعنية؛ يقوم بحجز السفر حسب الحاجة.
يأخذ محاضر أو تسجيلات للاجتماعات لتوزيعها على المشاركين.

تسجيل المعلومات وأرشفتها
يؤسس ويحافظ على ملفات المكتب، السجلات، الفهارس، سجلات التحكم، أو معلومات أخرى تتعلق بالعمل تحت إشراف المشرف.
يدخل، يسترجع، يحدث، يتحقق، ويحذف المعلومات من الملفات الإلكترونية.

المستلزمات المكتبية
يحدد الاحتياجات ويطلب المستلزمات المكتبية، المعدات، خدمات الإصلاح والصيانة من خلال قنوات الوكالة لضمان تلبية مخزون الجرد للطلب.

السلامة والجودة والبيئة
يمتثل لجميع السياسات والإجراءات والضوابط المتعلقة بالسلامة والجودة وإدارة البيئة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة.

التكليفات ذات الصلة
يؤدي واجبات أو تكليفات أخرى ذات صلة حسب التوجيه.