مسئول ادارى

Parsons Corporation

ماذا ستفعل:

• الحفاظ على أرشيفات منظمة، وضمان تتبع جميع السجلات وتتبع التقديمات والموافقات.

• الحفاظ على جاهزية التدقيق وإعداد تقرير فجوة الوثائق.

• التنسيق لجمع الوثائق المفقودة.

• التحكم في إصدارات الوثائق وتنظيم الملفات المادية والرقمية.

• دعم مراجعات التدقيق والحفاظ على ضوابط السرية.

• تتبع المراسلات وإعداد ملخصات حالة الوثائق.

• المساعدة في تطوير أو تحديث التقارير بناءً على احتياجات الفريق وتوجيه المشرف.

• التحقق من دقة البيانات، مثل التحقق من فواتير الموردين مقابل السجلات الداخلية.

• توزيع التقارير، والتحديثات، والوثائق كما يعينها المشرف.

• إعداد المراسلات الأساسية والوثائق الداخلية التي لا تتطلب مراجعة المشرف.

• الرد على المكالمات الهاتفية، وتدوين الرسائل، وتوجيه الاستفسارات إلى العضو المناسب في الفريق.

• فرز وتوزيع البريد الوارد والمساعدة في الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة.

• تتبع استخدام المعدات المكتبية وتاريخ الخدمة؛ ورفع طلبات الخدمة حسب الحاجة.

• جمع وإدخال البيانات لدعم ميزانية الفريق؛ والمساعدة في تقارير الميزانية الدورية والتسويات الأساسية.

• تنسيق احتياجات مساحة العمل والمعدات (مثل الطلبات لأجهزة الكمبيوتر، والهواتف)؛ تحديث أدلة الاتصال الداخلية عند الحاجة.

• دعم إعداد تقارير التوظيف والإشغال من خلال جمع المعلومات المطلوبة.

• تقديم الدعم الإداري العام للفريق، مما يساهم في سير العمليات اليومية بسلاسة.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• درجة بكاليوس مع 7 سنوات من الخبرة.

• خبرة في برامج البرمجيات المكتبية مثل البريد الإلكتروني، ومعالجة الكلمات، وجداول البيانات، والرسومات، وقواعد البيانات (مثل مجموعة برامج MS Office).

• امتلاك وإظهار مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، ومهارات الاتصال الكتابي والشفهي.

• امتلاك وإظهار القدرة على بدء العمل، وتحديد الأولويات، والعمل بشكل مستقل وضمن بيئة الفريق تحت المواعيد النهائية.