مسئول ادارى EMIRATES GLOBAL ALUMINIUM (EGA)

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

• كتابة وتهيئة الرسائل الروتينية، والمذكرات، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والمواد العلمية أو الفنية، والبيانات الرقمية، والرسوم البيانية والنماذج

• تدقيق وتصحيح المواد المعدة من حيث القواعد، والتنسيق، والكمال، والمحتوى

• فرز وفتح وتوزيع البريد الوارد على الموظفين؛ ربط المراسلات الواردة بالملفات أو المواد ذات الصلة المطلوبة للاجتماعات، والمراسلات، والتقارير

• المساعدة في إعداد الميزانيات والتقارير المالية؛ إعداد ومراقبة سجلات الوقت وسجلات الموظفين الأخرى

الزوار والمكالمات الواردة

• استقبال وتمييز الزوار والمكالمات الهاتفية، وتدوين الرسائل، وجدولة المواعيد للمحترفين و/أو موظفي الإدارة وتوفير المعلومات للمتصلين الذين يحتاجون إلى معرفة عمليات الوكالة، ووجهة نظر المشرف، وتفسير وتطبيق السياسات والإجراءات

الاجتماعات

• جدولة وترتيب الاجتماعات والمؤتمرات للمحترفين و/أو موظفي الإدارة وإبلاغ الأطراف المهتمة؛ إجراء حجوزات السفر حسب الحاجة

• تدوين محاضر الاجتماعات أو تسجيلها لتوزيعها على المشاركين

تسجيل المعلومات والأرشفة

• إنشاء وصيانة ملفات المكتب، والسجلات، والفهارس، وسجلات التحكم، أو معلومات أخرى تتعلق بالعمل تحت إشراف المدير.

• إدخال، واسترجاع، وتحديث، والتحقق، وحذف المعلومات من الملفات الإلكترونية.

اللوازم المكتبية

• تحديد الاحتياجات وطلب اللوازم المكتبية، والمعدات، وخدمات الإصلاح والصيانة من خلال قنوات الوكالة لضمان أن مخزونات الجرد تلبي الطلب

السلامة والجودة والبيئة

• الالتزام بجميع سياسات وإجراءات وضوابط إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة

المهام ذات الصلة

• أداء واجبات أو مهام أخرى ذات صلة حسب التوجيه