المدير - إدارة المكتب (مواطن إماراتي) The First Group

ملخص الوظيفة:

نبحث عن مسؤول مكتب موثوق واستباقي للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح المثالي مسؤولا عن تقديم الدعم الإداري، وضمان سير المكتب بسلاسة، والحفاظ على بيئة عمل إيجابية ومنتجة.

تشمل المسؤوليات اليومية لمسؤول المكتب على سبيل المثال لا الحصر:

1. عضو نشط في فريق فاير مارشال.
2. عضو نشط في فريق الإسعافات الأولية.
3. يساعد في تجديد المكاتب، ونقل المكاتب، وإعادة ترتيب المقاعد.
4. جهز طلبات الشراء، وطلبات الشراء وقسائم الدفع لموردي المكتب.
5. صيانة جميع الملفات المتعلقة بالمكتب، وأجهزة التتبع والجرد.
6. المساعدة في التعامل مع مشاكل صيانة المكتب (مشاكل متعلقة بالتكييف، معدات الإصلاح).
7. مسؤول عن طلب وتوزيع وترتيب أدوات المكتب.
8. مسؤول عن طلب الطعام للعملاء، وإمدادات المياه اليومية، ومستلزمات المخزن الأسبوعي، ومواد ومواد التنظيف.
9. تتبع وجدولة مراكز إدارة الطائرات (AMCs) للموردين المرتبطين بالمكتب (مكافحة الآفات، التكييف، فلتر المياه، معطر الهواء).
10. مصدر الموردين لمتطلبات المكتب (الطاولة، الكراسي، المعدات).
11. راقب صيانة أجهزة AED (البطارية، وسادات البالغين والأطفال).
12. المساعدة في تجديد إمدادات حقيبة الإسعافات الأولية.
13. ساعد في تدمير الوثائق.
14. جهز تصاريح عمل البناء للمقاولين والموردين.
15. المساعدة في توثيق تقرير الحادث.
16. تتولى عمليات الترحيل واسترجاع الملفات من التخزين الخارجي، لضمان دقة المتتبع.
17. رتب الزي الرسمي وشارة الاسم للسائقين، وعامل الصيانة، ومساعد المكتب، ومساعد المخزن، وعمال البواب.
18. يساعد في الوصول إلى مواقف السيارات للزوار وعملاء السيارات من خلال الاتصال بإدارة المبنى/الأمن.
19. الإبلاغ عن المخاوف/المشاكل المتعلقة بالمناطق المشتركة مثل المراحيض، الممر، السلالم، ومواقف السيارات

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
• خبرة مثبتة كمسؤول مكتب، مساعد مكتب، أو دور مشابه
• معرفة أنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية
• مهارات تواصل وتفاعل شخصية ممتازة
• القدرة على تعدد المهام وترتيب الأولويات بشكل فعال
• استباقي ومستقل
• الكفاءة في Microsoft Office Suite وغيرها من برامج المكاتب
• إتقان اللغة الإنجليزية
• مواطن إماراتي مع كتاب العائلة.