موظف القبول

Citizens School, United Arab Emirates

• مهام متعلقة بـ KHDA إذا لزم الأمر – رفع وصيانة ملفات الطلاب، الاتصال/المتابعة مع أولياء الأمور للحصول على الوثائق المفقودة، طلبات TC، التخفيضات، الاتصال بـ KHDA لأي استفسارات، التنسيق مع ممثل الامتثال (عند الحاجة/على أساس كل حالة على حدة) إلخ.

• إعداد تقرير قبول أسبوعي ومشاركته مع أعضاء الفريق المعنيين عند الحاجة.

• تسجيل محاضر الاجتماعات ومشاركتها مع أعضاء الفريق المعنيين عند الحاجة.

• إعادة توجيه استفسارات EE إلى أعضاء الفريق المعنيين.

• الحفاظ على/تحديث عقود الشركات/الحضانات/شركات الانتقال المتعاونة (أي، التجديدات أو التعديلات)

• المساعدة في صباحات مفتوحة، وفعاليات اللعب، وصباحات القهوة أي، ضمان اتباع مدة التحضير البالغة أسبوعين على وسائل التواصل الاجتماعي، ورؤية علامتنا التجارية من خلال الحدث (الكتيبات/الهدايا الترويجية الأخرى)، تذكير لطيف لفريق اللوجستيات بالتحضير/التنسيق في ذلك اليوم لضمان سير الحدث بسلاسة. التقاط جميع الفعاليات على منصات وسائل التواصل الاجتماعي.

• إرسال الفعاليات القادمة/تحيات الموسم/المخيمات ومواد ترويجية أخرى لجميع استفسارات HubSpot/iSAMS.

• استقبال الزوار، الإجابة على الهواتف، الرد على الاستفسارات، وحل المشاكل بناءً على السياسات المعمول بها، مع إحالات مناسبة عند الحاجة.

• أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بما في ذلك إدخال البيانات وصياغة وتحرير ومراجعة محاضر الاجتماعات، والتقارير، ودليل إجراءات مكتب القبول.

• تنظيم وتسهيل الاجتماعات والفعاليات الخاصة، جدولة وتنسيق التواريخ والأوقات، الأماكن، الحضور، الأجندات، وترتيبات المرافق.

• أداء وظائف محاسبية روتينية أساسية تتعلق بالمواد التسويقية.

• إعداد تقارير خاصة، ملخصات، أو ردود على الاستفسارات من خلال تجميع البيانات والإحصائيات.

• المساعدة في تطوير أو صيانة مواقع الإدارات.

• تمثيل مكتب القبول عند الحاجة في الفعاليات الخارجية.

• تقديم خدمة ممتازة من خلال التعامل اللطيف، المطلع، المتاح والمهني.

• أداء مهام أخرى كما هو محدد.

• توفير المعلومات المتعلقة بعملية القبول وسياسات المدرسة للطلاب، أولياء الأمور، وأعضاء المجتمع الآخرين

• مراجعة الطلبات للتأكد من أن جميع الوثائق المطلوبة قد تم تقديمها.

• فرز الطلبات للقبول لتحديد المرشحين الذين يجب إجراء مقابلات معهم

• شرح إجراءات التقديم والمواعيد النهائية للطلاب المحتملين وأولياء أمورهم

• إجراء مقابلات مع المتقدمين لتحديد ملاءمتهم للقبول

• تنسيق فعاليات القبول مثل المقابلات أو الأيام المفتوحة

• توفير المعلومات حول خيارات المساعدة المالية والمواعيد النهائية للطلاب المحتملين وأولياء أمورهم

• الحفاظ على جرد من الكتيبات، المنشورات، والمواد الأخرى المتعلقة ببرامج المدرسة وسياساتها

• الإبلاغ عن تقدم الطلاب للمعلمين، المستشارين، وموظفي المدرسة الآخرين

• تتبع متعلمي الموظفين وتحديث قائمة المنح الدراسية.

• التواصل مع الشركات وتوقيع عقود لدفع التسجيلات

• التأكد من تطبيق جميع سياسات الخصم وتحديثها عند الضرورة

• تتبع المغادرين وTC محدث دائمًا

• قاعدة بيانات الطلاب محدثة بجميع المتطلبات

• دليل أولياء الأمور، عقود أولياء الأمور، وحزمة الترحيب جميعها ذات صلة ومحدثة بشكل صحيح.

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، التعليم، أو مجال ذي صلة (مفضل).

• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في قبول الطلاب أو الأدوار الإدارية.

• معرفة قوية بعمليات قبول الطلاب ومتطلبات الإمارات العربية المتحدة التنظيمية (يفضل خبرة KHDA).

• إتقان في MS Office وأنظمة إدارة المدارس (مثل، iSAMS، HubSpot).

• مهارات اتصال، بين شخصية، وخدمة عملاء ممتازة.

• مهارات تنظيم قوية وقدرات إدارة الوقت مع الانتباه للتفاصيل.

• القدرة على إنجاز مهام متعددة، والعمل تحت الضغط، والحفاظ على السرية.