AE - Receptionist

Amana Group

إدارة التقويم: المساعدة في إدارة تقويم التنفيذي، جدولة الاجتماعات والمواعيد حسب الحاجة.

حلقة الاتصال: العمل كنقطة اتصال للاتصالات الداخلية والخارجية، الرد على الاستفسارات ونقل الرسائل.

تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات من خلال إعداد الأجندات، حجز غرف الاجتماعات، وتوزيع المواد.

إعداد الوثائق: صياغة، تدقيق، وتنسيق المراسلات، التقارير، وغيرها من الوثائق لضمان الوضوح والاحترافية.

حفظ السجلات: الحفاظ على سجلات وملفات دقيقة، سواء كانت مادية أو رقمية، لضمان سهولة استرجاع المعلومات.

ترتيبات السفر: المساعدة في تنسيق اللوجستيات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات، الإقامة، والنقل.

إدارة السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بشكل سري وضمان الحفاظ على السرية.

إدارة مستلزمات المكتب: مراقبة وإدارة مخزون مستلزمات المكتب، وتقديم الطلبات حسب الحاجة لضمان التوفر.

الدعم للمشاريع: المساعدة في المشاريع المختلفة حسب الحاجة، وتقديم الدعم الإداري وإجراء الأبحاث عند الحاجة.

الدعم الإداري العام: أداء واجبات المكتب العامة مثل الرد على الهواتف، إدارة البريد، والحفاظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة.