مدير الارشيف

Client of hirelebanese

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إنشاء وإدارة وضمان التنفيذ الصحيح للإجراءات والإرشادات المتعلقة بجميع خطوات الأرشفة، من التجميع، الجمع، الاسترجاع إلى عملية التدمير.
• الحفاظ على السجلات الورقية في منطقة حيث الوصول مقيد ويمكن تأمين الموقع جسديًا خلال ساعات عدم العمل.
• تنظيم والإشراف على عملية التسجيل والتصنيف والفهرسة والأرشفة وضمان التنفيذ الصحيح من قبل الفريق;
• تطوير وترقية أنظمة التصنيف باستمرار لتسهيل الوصول إلى المواد المؤرشفة إلكترونيًا وفعليًا.
• جمع الوثائق من مصادر وأقسام مختلفة؛ حفظها بشكل صحيح وآمن حيثما كان مناسبًا.
• جمع الوثائق من خلال إجراء متابعة يومية مع المعنيين وإرسال التقارير ذات الصلة إلى الإدارة في الوقت المناسب.
• تسليم الوثائق المؤرشفة المطلوبة إلى طالبيها وفقًا للسياسات والإجراءات لضمان وصول سريع وسهل إلى المعلومات للموظفين.
• التحكم في قائمة التحقق من الصيانة الوقائية والسلامة ومشاركة التوصيات والتحسينات مع الإدارة إذا وجدت.
• إنتاج التقارير وتقديمها للمعنيين مع تسليط الضوء على المخاوف والقضايا المثيرة للقلق.
• التعامل بشكل مهني وسريع مع الاستفسارات والطلبات من العملاء الداخليين والخارجيين.
• إدارة الميزانية والتكاليف المالية للقسم.
• حماية السجلات من أي ضرر بيئي جسدي وضمان الحفظ المباشر.
• إدارة المساحة في غرف التخزين المختلفة، ومشاركة التوصيات حول الظروف المادية المثيرة للقلق، ولكن أيضًا حول المحافظة، والتنظيم أو التدمير للسجلات بناءً على الإجراءات.
• إدارة وتدريب أعضاء الفريق لتحقيق أداء أعلى.
• تفويض وتوزيع المهام بين أعضاء الفريق بشكل عادل وفعال لضمان التسليم في الوقت المحدد.
• أداء مهام أخرى ذات صلة بالوظيفة كما هو موكل.