أخصائي إدارة الأصول

Gray Mackenzie

نظرة عامة على الوظيفة:


أخصائي إدارة الأصول مسؤول عن الإشراف على تتبع وصيانة والتخلص من الأصول المادية للمنظمة. يعمل عن كثب مع رئيس التحكم في التكاليف، والمشتريات، وإدارة الأصول، يضمن أخصائي إدارة الأصول أن تكون الأصول مُحاسَبَة بشكل صحيح، وصيانتها، واستخدامها بكفاءة.




المهام والمسؤوليات:


*تتبع الأصول والتوثيق:


- الحفاظ على تحديث سجل الأصول، وضمان تتبع جميع الأصول المادية بدقة وتسجيلها في النظام.


- التأكد من أن جميع الأصول، بما في ذلك الآلات والمعدات وأصول تكنولوجيا المعلومات، مُعَلَّمة، ومُسَجَلة، ومُتَتَبَّعة عبر دورة حياتها من الشراء إلى التخلص.


- إعداد وصيانة سجلات مفصلة حول حالة الأصول، والضمانات، وسجلات الخدمة.


- إجراء فحوصات منتظمة لضمان تطابق سجلات الأصول مع المخزون الفعلي.


*صيانة الأصول وتحسينها:


- تنسيق جداول الصيانة الوقائية لجميع الأصول وضمان صيانة الأصول في الوقت المناسب لتجنب الأعطال وتقليل وقت التعطل.


- العمل مع الإدارات ذات الصلة لضمان الاستخدام الصحيح للأصول وتقليل الاستخدام الناقص أو المفرط للأصول.


- مراقبة حالة الأصول والتوصية بالإصلاحات، أو التحديثات، أو الاستبدالات حسب الضرورة لتمديد عمرها الافتراضي وزيادة قيمتها.


*تدقيق الأصول والتقارير:


- إجراء تدقيقات فعلية منتظمة للأصول ومطابقتها مع نظام إدارة الأصول لضمان الدقة.


- تحديد والتحقيق في الفروقات بين الأعداد المسجلة والفعلية للأصول.


- المساعدة في إعداد تقارير عن أداء الأصول، وأنشطة الصيانة، ومستويات المخزون لرئيس التحكم في التكاليف، والمشتريات، وإدارة الأصول.


- التأكد من الامتثال لمتطلبات التدقيق الداخلي والمعايير التنظيمية الخارجية المتعلقة بإدارة الأصول.


*التخلص من الأصول وخصمها:


- تنسيق التخلص السليم من الأصول القديمة، أو التالفة، أو غير الضرورية، وضمان الامتثال لمتطلبات البيئة والقوانين.


- إدارة خصومات الأصول والتأكد من تحديث السجلات بما يتماشى مع التخلص أو بيع الأصول.


- التعاون مع الإدارات ذات الصلة لضمان العمليات الصحيحة للتوثيق والموافقة على التخلص من الأصول.


*المشتريات وتنسيق الموردين:


- دعم عملية الشراء من خلال تقديم معلومات دورة حياة الأصول لفريق المشتريات للاقتناءات الجديدة.


- المساعدة في إدارة الموردين، بما في ذلك تنسيق الضمان، والصيانة، وخدمات الإصلاح مع مقدمي الخدمات الخارجيين.


- التأكد من أن مشتريات الأصول تتماشى مع احتياجات المنظمة وقيود الميزانية.


*التحكم في التكاليف وإعداد الميزانية:


- المساعدة في إعداد الميزانية لصيانة الأصول، والإصلاحات، والاستبدالات من خلال تقديم بيانات دقيقة حول حالة الأصول والتكاليف المتوقعة.


- تتبع التكاليف المتعلقة بصيانة وإصلاح الأصول، وضمان الالتزام بالميزانية وتحديد مجالات توفير التكاليف.


- تقديم تحديثات منتظمة لرئيس التحكم في التكاليف بشأن التكاليف المتعلقة بالأصول، مع تسليط الضوء على الاتجاهات أو المجالات التي تستدعي القلق.


*الامتثال وإدارة المخاطر:


- التأكد من أن عمليات إدارة الأصول تتوافق مع سياسات المنظمة، والمعايير الصناعية، والمتطلبات القانونية.


- إجراء تقييمات المخاطر المتعلقة بأمن الأصول، والصيانة، والاستخدام، وتنفيذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة.


- البقاء على اطلاع بأفضل الممارسات الصناعية والتقنيات الناشئة لإدارة الأصول.


*التدريب والدعم:


- تقديم التدريب والدعم للموظفين حول الاستخدام الصحيح للأصول، والصيانة، والتقارير.


- مساعدة رئيس التحكم في التكاليف في تعليم أعضاء الفريق حول أفضل الممارسات لإدارة الأصول وإدارة دورة حياة الأصول.



المؤهلات:


- بين 1 و 2 سنوات من الخبرة في المجال ذات الصلة


- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة