مساعد المسؤول الإداري

Client of Talentmate

كموظف إداري مساعد، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان سير العمل بسلاسة في مكتبنا. ستكون مسؤولًا عن دعم الوظائف الإدارية التي تشمل التعامل مع المهام الكتابية، وتنسيق الجداول، وإدارة الاتصالات المكتبية. تتطلب الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على القيام بعدة مهام بفعالية في بيئة ديناميكية. من المتوقع أن تتواصل مع أقسام مختلفة، وتدير السجلات، وتساعد في التخطيط وتنفيذ الأنظمة الإدارية. يجب أن يكون المرشح الناجح استباقيًا، وكفؤًا، وقادرًا على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.

الواجبات

• تنسيق وإدارة العمليات اليومية للمكتب والوظائف الإدارية.
• المساعدة في جدولة الاجتماعات، والمواعيد، وإدارة جداول التنفيذيين.
• الحفاظ على السجلات، والملفات، والوثائق السرية وتنظيمها بشكل صحيح.
• الرد بسرعة على الاستفسارات وتوجيه الاتصالات إلى الأشخاص المناسبين.
• إعداد وتحرير المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية حسب الحاجة.
• الإشراف على وتنسيق ترتيبات السفر والجداول الزمنية للموظفين.
• مراقبة مخزون المستلزمات المكتبية وتقديم الطلبات لضمان التوافر.
• دعم إعداد وتنظيم الفعاليات والاجتماعات على مستوى الشركة.
• تطوير وتنفيذ أنظمة إدارية جديدة وعمليات لتحقيق الكفاءة.
• العمل كنقطة اتصال فعالة للمساهمين الداخليين والخارجيين.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة والإجراءات الإدارية.
• التعامل مع مهام إدارية متنوعة ومشاريع خاصة حسب التكليف.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في دور دعم إداري.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على القيام بعدة مهام بفعالية.
• مهارات التواصل الشفهي والكتابي الممتازة أساسية.
• إجادة مجموعة Microsoft Office والبرامج المكتبية الشائعة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات السرية.
• يجب أن يكون شخصًا استباقيًا لحل المشكلات وأن يعمل بشكل مستقل عند الحاجة.