مساعد مدير المكتب الأمامي

Four Seasons

حول الموقع:

في مجتمع حضري نابض على الماء، يرحب فندق فور سيزونز أبوظبي في جزيرة المارية بالضيوف بين مساحات مفتوحة ومشرقة، مع إطلالات واسعة على أفق المدينة وأمواج الخليج العربي المتلألئة. يقع فندق فور سيزونز في جزيرة المارية الديناميكية، الوجهة التجارية ونمط الحياة في أبوظبي، داخل برج زجاجي مكون من 34 طابقًا، عالي التقنية ومتقدم بيئيًا. تعرّف المفاهيم الجديدة المتطورة في جميع أنحاء الفندق فور سيزونز كأكثر المواقع جاذبية على الواجهة البحرية في أبوظبي. من خلال مزج الأناقة الحضرية والفخامة الهادئة، نقدم 200 غرفة ضوء، بما في ذلك 38 جناحًا جميعها ذات إطلالات على الماء. مع ستة مطاعم وصالات إبداعية، هذا هو الموقع الرائد في جزيرة المارية للترفيه الأنيق. يتم رفع كل لحظة من خلال خدمة فور سيزونز المدروسة، التي تتوقع احتياجات كل ضيف الشخصية الفريدة سواء كان الهدف هو الاسترخاء في العطلة أو البقاء فعالاً من أجل العمل.

حول الدور

مدير مكتب الاستقبال المساعد يشرف على عمليات مكتب الاستقبال ويستجيب لمجموعة واسعة من طلبات الضيوف من خلال تقييم احتياجات الضيوف وطلباتهن بدقة.

ما ستفعله

• يراقب وصول ومغادرة الضيوف النخبة.
• جدولة مشرفي مكتب الاستقبال والاستقبال لتقديم أقصى خدمة للضيوف ضمن إرشادات الميزانية.
• تدريب فريق مكتب الاستقبال ومراقبتهم في أداء واجباتهم.
• إجراء تقييمات الأداء وتأديب الموظفين عند الحاجة.
• التواصل بشكل وثيق مع مدير الليل ومديري المساعدين الآخرين لضمان المتابعة مع الضيوف الخاصين، القضايا/الخلل، الطلبات، إلخ.
• مراجعة الوافدين والمغادرين اليوميين لضمان التعامل الصحيح مع الضيوف VIP والضيوف العائدين، المجموعات، إلخ ومرافقتهم إلى أو من غرفهم على التوالي.
• التحكم في توافر أسعار الغرف في ليالي الاشغال الكاملة لزيادة نسبة الإشغال والإيرادات مع حماية الحجوزات المضمونة. التعامل مع نقل الضيوف وفقًا للإجراءات المعمول بها.
• الحفاظ على اتصال وثيق مع فنادق أخرى فيما يتعلق بوضعهم في ليالي الاشغال الكاملة أو التواريخ المحظورة.
• ضمان الالتزام بجميع إجراءات الائتمان في مكتب الاستقبال؛ مراجعة تقارير الرصيد العالي والمتابعة بشأن مشاكل/استفسارات الائتمان مع المحاسبة ومدير مكتب الاستقبال.
• مراجعة جميع المدفوعات، والخصومات، وسداد النفقات الصغيرة، والفواتير المباشرة وغيرها.
• التحقق من عمل أمين الصندوق في نهاية الوردية لضمان تسوية جميع المعاملات مع الموافقات والتوقيعات المناسبة.
• تفقد غرف الضيوف وجولة في الفندق خلال كل وردية، وإكمال طلبات الصيانة عبر HotSOS حسب الحاجة.
• إكمال تقرير التدبير المنزلي المسائي والمتابعة حول التناقضات.
• مساعدة الإدارات الأخرى عند الحاجة في حل المشكلات.
• التعامل مع مشاكل/شكاوى الضيوف وطلباتهن، مع إبقاء مدير مكتب الاستقبال على علم جيد بالمشكلات والإجراءات المتخذة، باستخدام قاعدة بيانات الخلل وأشكال الاتصال الأخرى (شفهيًا وكتابيًا).
• التصرف في غياب الإدارة العليا في جميع الأمور المتعلقة بالسلامة والأمان ورفاهية ضيوف الفندق ومرتاديه وموظفيه.
• استغلال أنظمة الكمبيوتر المتاحة بالإضافة إلى لوحة تحويل الهاتف.
• المساعدة في حالات الطوارئ وفقًا للإجراءات المعمول بها.
• تنسيق الوافدين والمغادرين ومتطلبات الفواتير والتمديدات والإلغاءات مع المبيعات/الضيافة/الحجوزات إلخ في أي وقت من اليوم.
• ضمان حل التناقضات في الغرف.
• القدرة على مساعدة PBX، الحجوزات، خدمة صف السيارات، الكونسيرج وموظفي الجرس عندما تستدعي مستويات الأعمال ذلك.
• مراقبة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات للضيوف النخبة VIP.
• العمل عن كثب مع مشغل الهاتف لمراقبة المكالمات للاستيقاظ وأن تكون دقيقة وتلبية الضيوف لمغادرة سلسة.