مساعد اذ

European Bank for Reconstruction and Development

المساعد يوفر الدعم الإداري للموظفين، بما في ذلك ترتيبات السفر والمساعدة السكرتارية في إعداد المشاريع.

المسؤوليات والمحاسبة

• تصفية المكالمات الهاتفية، أخذ الرسائل وتمريرها حسب الاقتضاء، وتقديم خدمة استقبال احترافية. العمل كموظف استقبال 5 أيام في الأسبوع من الإثنين إلى الجمعة.
• توزيع البريد، إرسال رسائل الفاكس والتأكد من وصول المراسلات الصحيحة إلى الموظف الصحيح في EBRD.
• إدارة جداول المصرفيين إذا لزم الأمر للمساعدة في سير العمل بسلاسة ومواعيد أصحاب المصلحة الرئيسيين.
• تصحيح مسودات المراسلات التجارية الروتينية لتوقيع المصرفي، التحرير، النسخ، المسح الضوئي وتجليد الوثائق.
• تنظيم مكالمات المؤتمرات، مؤتمرات الفيديو، الاجتماعات الخارجية والداخلية.
• ترتيبات السفر لرحلات العمل المختلفة، بما في ذلك ترتيبات التأشيرات وإعداد ECFs.
• تقديم الدعم الإداري في إعداد المشاريع/ العناية الواجبة/ المراقبة: تحديث قواعد بيانات المشاريع وأرشفة وثائق المشاريع، إعداد نماذج طلب العقود، التواصل مع فريق TC.
• الحفاظ على نظام الأرشفة لضمان استرجاع فوري للمعلومات الحديثة (رابط المشروع).
• تحديث إدخالات DTM حسب محاضر OPSCOM والمذكرات.
• تحضير OpsCom: تنظيم الربط بالفيديو.
• المساعدة في تنظيم ورش العمل والندوات، إعداد العروض التقديمية للاجتماعات الداخلية والخارجية.
• العمل مع البعثات الزائرة في المجالات ذات الصلة.
• أداء واجبات سكرتارية وإدارية أخرى حسب الحاجة، إعداد الجرد والأرشفة.
• اعتمادًا على RO، قد يكون من الضروري العمل مع المدفوعات النقدية الصغيرة.
• اعتمادًا على RO، قد يتم تكليفه بالتنسيق في مسائل التأشيرات/ التسجيل.

المعرفة والمهارات والخبرة والمؤهلات

المؤهلات الأكاديمية

• تعليم عالٍ
• إجادة اللغة الإنجليزية والفرنسية والعربية مع مهارات كتابة وتواصل شفوي ممتازة

الخبرة/المعرفة

• الخبرة السكرتارية والإدارية ضرورية
• مهارات تنظيم جيدة، واحترافية ومرونة في العمل ضرورية.
• القدرة على تحديد أولويات العمل الخاص والقدرة على العمل بمبادرة شخصية.
• مهارات تواصل جيدة، بما في ذلك أسلوب هاتف لطيف وفعال
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة
• القدرة على التعامل مع الضغط بشكل جيد
• القدرة على بناء علاقات عمل فعالة مع العملاء والزملاء في بيئة متعددة الثقافات
• ضمير حي، موثوق ومرن مع موقف احترافي ومساعد.
• لاعب فريق قوي، مع القدرة على العمل بكفاءة عالية وبمرح والتعامل مع مهام متزامنة تشمل مجموعة واسعة من جهات الاتصال عبر البنك.
• الاستعداد للعمل لساعات إضافية حسب الحاجة، أحيانًا بوقت قصير.
• القدرة على القيام بعدة مهام مع الحفاظ على الهدوء والاحترافية وقدرة على العمل الجاد.
• أسلوب تواصل بين الأشخاص ممتاز، بما في ذلك اللباقة والدبلوماسية.
• القدرة على ممارسة الحكم والتعامل بسرية مع المعلومات والبيانات الحساسة.
• القدرة على تحمل المسؤولية.
• مواعيد ممتازة.

المهارات التقنية

• متمكن من استخدام الحاسوب: ويندوز XP: مايكروسوفت أوتلوك، وورد، إكسل، باوربوينت