مساعد مدير الإدارة

Creative HR Consultancy ...

هدف الوظيفة:

سيقوم مساعد مدير الإدارة بالإشراف على ودعم العمليات الإدارية اليومية، وضمان التواصل الفعال مع الجهات الحكومية، وشركات البناء والإشراف، ومستشاري الهندسة، وأصحاب المصلحة الخارجيين. تشمل الدور أيضًا إعداد الوثائق الرسمية والتقارير والمراسلات، وضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح الإماراتية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنسيق والتواصل مع السلطات الحكومية (مثل وزارة الموارد البشرية والتوطين، والبلدية، وإدارة الاقتصاد، والهجرة، وشرطة دبي) للحصول على الوثائق والتصاريح والشهادات والتراخيص وغيرها من الأمور الإدارية.
• الحفاظ على التواصل المهني مع شركات البناء، ومستشاري الإشراف، وشركات استشارات الهندسة، وأصحاب المشاريع.
• إعداد وإدارة الرسائل الرسمية والتقارير والاتفاقيات والعروض والوثائق الإدارية باستخدام MS Office وأدوات الأعمال الأخرى.
• الحفاظ على سجلات الشركة المنظمة والعقود والوثائق وأنظمة الأرشفة (نسخ إلكترونية وورقية).
• المساعدة في تنسيق المشاريع، ومتابعة الموافقات المعلقة والمراسلات.
• دعم أنشطة الموارد البشرية والعلاقات العامة عند الحاجة.
• تنسيق اللوجستيات ومستلزمات المكتب وإدارة المرافق حسب الحاجة.
• إعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة عناصر العمل، والتواصل بالتحديثات.
• التعامل مع الاتصالات الداخلية والخارجية بشكل احترافي.
• ضمان اتباع سياسات وإجراءات الشركة في جميع الأنشطة الإدارية.
• أداء مهام إضافية كما هو موكل من الإدارة العليا.

المؤهلات والمهارات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو المجال ذي الصلة.
• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة الإدارية في الصناعة التجارية / الإنشائية / الهندسية مفضلة.
• خبرة قوية في التعامل مع الجهات الحكومية والوثائق في الإمارات العربية المتحدة.
• مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية (العربية ميزة إضافية).
• إجادة في MS Word و Excel و PowerPoint و Outlook وتنسيق الوثائق.
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
• القدرة على القيام بعدة مهام والعمل تحت الضغط.
• رخصة قيادة الإمارات العربية المتحدة إلزامية.
• شخصية احترافية واستباقية وتركز على التفاصيل.