مدير مساعد، تخليص جمركي Nestle

الدور مسؤول عن إدارة التخليص الجمركي من البداية إلى النهاية، وتنسيق الشحنات، والتحكم في الوثائق، وإدارة الوسطاء، والمتابعة مع السلطات، وتنسيق المستودعات، والتقارير التشغيلية لضمان تخليص سلس للبضائع المستوردة/المصدرة، واستلام البضائع في الوقت المناسب، والامتثال للمتطلبات التنظيمية، والتحسين المستمر لوقت تسليم الشحنات وأداء الخدمة.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة الشحنات & العمليات اليومية

• مراقبة واستخراج الشحنات الجديدة من المنصات الداخلية مثل DBS، M&M، وتحديثات البريد الإلكتروني أثناء النقل على أساس يومي.
• فصل الشحنات بين الوسطاء المعتمدين بناءً على فئة الشحنة، واحتياجات العمل، والوجهة، والعجلة.
• تعيين فئات الشحنات ومشاركة تفاصيل الشحن المطلوبة مع الوكلاء المعتمدين المعنيين.
• تنسيق تسليم الشحنات الجديدة إلى الوسطاء والتأكد من استلام الوثائق المطلوبة واتخاذ الإجراءات في الوقت المحدد.
• إدارة الطلبات الافتراضية للوجهات بالتنسيق مع فريق DSP وإبلاغ وكلاء التخليص بتفاصيل وجهة الحاويات.
• إرسال إشعارات وصول مسبقة إلى فرق المستودعات عبر جميع مراكز التوزيع لضمان الاستعداد للشحنات الواردة.
• تتبع حالة وصول الشحنات مع فرق المستودعات والوسطاء للتأكد من استلام الشحنات، والوصول، وتسجيل البضائع بشكل صحيح.
• فحص ومشاركة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالشحنات الجوية والبرية، بما في ذلك الوثائق المطلوبة للشحن مثل قوائم التعبئة وسندات الشحن البحرية عند الحاجة.
• إجراء فحوصات يومية من خلال تقارير FASAH لتأكيد حالة التخليص الجماركي والاستعداد للبيع.
• متابعة مع فرق المستودعات بشأن الشحنات تحت حالة Q-block ومراجعة التقارير ذات الصلة مثل تقرير إقبال.

2. التنسيق مع SFDA والجودة & الامتثال

• التحقق من حالة الشحنات الخاصة بـ SFDA لتحديد ما إذا كانت العناصر قد تم الإفراج عنها أو تحت المراجعة أو تتطلب مزيدًا من الإجراءات.
• التأكد من أن فرق المستودعات تستلم العناصر تحت حالة Q-block عندما لا يزال الإفراج عن SFDA معلقًا.
• التنسيق مع مفتشي SFDA وتقديم تفاصيل موقع المستودع لجمع العينات عند الحاجة.
• متابعة مدفوعات اختبارات المعامل من خلال التأكد من أن الوسطاء يشاركون إثبات الدفع للاختبارات المختبرية المطلوبة.
• إدارة القضايا المتعلقة بجودة الشحنات مثل الحاويات الصدئة أو التالفة من خلال التنسيق مع شركات الشحن، وفرق الجودة، وIMS، والوسطاء.
• التواصل مباشرة مع السلطات المعنية لحل قضايا التخليص، والمتطلبات التنظيمية، والمسائل المتعلقة بالامتثال.
• التحقق مع فرق IMS والمستودعات بشأن القضايا المتعلقة بجودة الاستلام، بما في ذلك التباينات في الدفعات، والعناصر المفقودة، والكميات الزائدة.
• دعم شحنات SALAM ضمن نطاق التخليص المخصص.

3. الوثائق، والتتبع & التقارير

• تحديث ملفات تتبع الشحنات البحرية وأوراق الطلبات بالتفاصيل الجديدة للشحنات.
• الحفاظ على تحديث ورقة تتبع SFDA اليومية مع الشحنات الجديدة وتحديثات الحالة.
• مراجعة أوراق العمليات اليومية لكل وسيط لتتبع تقدم الشحنات والإجراءات المعلقة.
• تحديث أوراق تتبع الحاويات بناءً على الشحنات التي تم تخليصها والحالة التشغيلية الفعلية.
• الحفاظ على أوراق تتبع الوجهات الافتراضية بناءً على ملاحظات DSP.
• تحديث ملفات تتبع النقل المشتركة مع الوسطاء ومتابعة إجراءات الوسطاء.
• تحديث تقرير خطة التوصيل مع الشحنات الجديدة وتجديد جدولة خطة التوصيل اليومية.
• إجراء فحوصات صحية يومية على تقارير الحاويات في الساحة للحفاظ على سجلات نظيفة ودعم الأهداف الصفرية لحاويات الساحة.
• إعداد وتحديث تقارير الشحنات الحرجة لفريق DSP.
• إرسال فواتير الشحن إلى الوسطاء ودعم إكمال الوثائق.
• إعداد شرائح COR والتقارير التشغيلية للمراجعة الداخلية.

4. التواصل & التنسيق مع أصحاب المصلحة

• متابعة مع فرق IMS بشأن الوثائق المفقودة المطلوبة للتخليص الجمركي.
• التأكد من أن الوسطاء يستلمون الوثائق المطلوبة مسبقًا لإكمال الطلبات الافتراضية وأنشطة التخليص في الوقت المحدد.
• التنسيق مع فرق الضرائب، وRSA، والمالية، والمستودع، وIMS، وDSP، والجودة، والوسطاء لحل العوائق التشغيلية.
• التفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين للإشراف على المهام اليومية للتخليص وضمان التنفيذ السلس.
• الحفاظ على التواصل المنتظم مع الوكلاء المعتمدين لمراقبة حالة الشحنات، والوثائق المعلقة، وخطط التوصيل، والأداء التشغيلي.

5. إدارة الوسطاء & الأداء

• مراقبة أداء تسليم الوكلاء المعتمدين والأداء التشغيلي على أساس يومي.
• قيادة اجتماعات DOR اليومية مع الوكلاء المعتمدين لمراجعة حالة الشحنات، والإجراءات المعلقة، والقضايا التشغيلية.
• المشاركة في مكالمات OPC لمراجعة الوثائق المفقودة، ومؤشرات الأداء الرئيسية للشحن، وأداء التخليص.
• إجراء اجتماعات مراجعة أداء الوسطاء وجهًا لوجه شهريًا.
• تتبع ومراجعة مؤشرات الأداء للوقت المستغرق، والرسوم، والاحتجاز، والتأخيرات المتعلقة بالتخليص.
• دعم المبادرات لتحسين الأداء مع الوسطاء لتقليل الوقت المستغرق في التخليص وتجنب التكاليف غير الضرورية.

6. التصدير & التنسيق عبر OPC

• تنسيق الشحنات المصدرة من المستودعات السعودية إلى OPCs أخرى.
• متابعة الوثائق المتعلقة بالتصدير، واستعداد الشحنات، ومتطلبات دعم الوسطاء.
• دعم تنسيق الشحنات عبر الأسواق من خلال ضمان توافق الوثائق، ومتطلبات التخليص، والجداول الزمنية.

7. التنسيق المالي & متابعة المدفوعات

• التنسيق مع فريق المالية لإغلاق أوامر الشراء المفتوحة وحل العناصر المعلقة من GR/IR.
• رفع تذاكر المدفوعات واتباع سير العمل المطلوب للدفع، بما في ذلك التوقيع، والمسح، وتحميله إلى NBS، وتحديثات SharePoint، وتحديثات المتعقب، والمتابعة عبر البريد الإلكتروني، ورصد الإغلاق.
• متابعة المدفوعات المتعلقة بالوسطاء، وفواتير الشحن، ومدفوعات اختبارات المعامل، وغيرها من المتطلبات المالية المتعلقة بالتخليص.