مدير مساعد – إدارة الأسطول AQ Global Group

مدير مساعد – إدارة الأسطول مسؤول عن الإشراف على الإدارة التشغيلية والإدارية لأسطول تأجير المركبات. ويشمل ذلك التعامل مع وثائق الأسطول، التسجيل، التأمين، الجدولة، الاستخدام، والتنسيق مع ورش العمل، والسائقين، والعملاء. تضمن هذه الوظيفة أن جميع المركبات تتوافق قانونيًا، ومُحافظة بشكل جيد، ويتم نشرها بكفاءة لتعظيم الاستخدام والربحية.

سيكون المرشح المثالي لديه مهارات تنظيمية وتحليلية قوية، وخبرة في صناعة تأجير المركبات، وفهم قوي لوجستيات الأسطول، والوثائق، وتنسيق العملاء.

________________________________________

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة الأسطول والإدارة

• الإشراف على العمليات اليومية للأسطول بما في ذلك تخصيص المركبات، والتحرك، والعودة.

• الحفاظ على سجلات محدثة لكل مركبة (التسجيل، التأمين، عقود الإيجار، المسافة المقطوعة، تاريخ الصيانة، إلخ).

• التأكد من أن جميع المركبات تتوافق مع قوانين المرور المحلية، ومتطلبات الفحص، والتسجيل.

• تنسيق تجديد المركبات، والتحويلات، وإلغاء التسجيل حسب الحاجة.

• مراقبة استخدام المركبات وإعداد تقارير أسبوعية/شهرية عن الأداء.

• إدارة تتبع GPS، واستخدام الوقود، وسجلات السائقين لضمان الكفاءة.

2. الوثائق والامتثال

• التأكد من أن جميع وثائق الأسطول محدثة وقابلة للوصول (التسجيل، التأمين، شهادات الفحص، إلخ).

• التواصل مع إدارة الطرق والمواصلات / وزارة النقل / إدارات المرور لتجديدات وإجراءات التصريح.

• التعامل مع وثائق الحوادث، ومطالبات التأمين، والمتابعات مع السلطات أو شركات التأمين.

• الحفاظ على تنظيم الأرشفة الورقية والرقمية ذات الصلة بالمركبات.

3. التنسيق مع ورش العمل والعمليات

• التواصل مع ورشة العمل الداخلية ومقدمي الخدمات الخارجيين لصيانة المركبات وإصلاحها.

• تتبع جداول الخدمة وضمان الصيانة الوقائية في الوقت المناسب.

• مراجعة تقديرات الإصلاح، والموافقة على بطاقات العمل، ومراقبة أوقات الدوران.

• التنسيق مع العمليات للمركبات البديلة والجدولة لتقليل وقت التعطل.

4. التفاعل مع الموردين والعملاء

• التنسيق مع شركات التأمين، ومكاتب التسجيل، والموردين لضمان سير المعالجات الإدارية بسلاسة.

• دعم طلبات العملاء المتعلقة بتبديل المركبات، والتجديدات، والوثائق.

• التعامل مع الشكاوى أو القضايا المتعلقة بحالة المركبة، أو توفرها، أو اللوجستيات.

• ضمان التواصل الفعال بين العمليات، والحسابات، والعملاء.

5. إعداد التقارير ومراقبة التكاليف

• إعداد تقارير حول حالة الأسطول، والتكاليف التشغيلية، واستهلاك الوقود، وإحصائيات الحوادث.

• تتبع الاستهلاك، وتكاليف الإصلاح، وبيانات الاستخدام لتحديد فرص التحسين.

• دعم عمليات الميزانية ومبادرات مراقبة التكاليف داخل القسم.

• مساعدة الإدارة في تخطيط المشتريات وتحليل توسيع الأسطول.

6. دعم الفريق والإشراف

• الإشراف على منسقي الأسطول، والسائقين، والموظفين الإداريين في العمليات اليومية.

• ضمان الالتزام بإجراءات التشغيل القياسية للشركة، ومعايير الوثائق، وإجراءات السلامة.

• تقديم التوجيه والتدريب لتحسين أداء الفريق والامتثال.

________________________________________

المؤهلات والخبرة

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو اللوجستيات، أو إدارة السيارات.

• خبرة لا تقل عن 5–7 سنوات في إدارة الأسطول، ويفضل في عمليات تأجير السيارات أو الإيجار.

• معرفة قوية بعمليات تسجيل المركبات، وعمليات التأمين، وإجراءات إدارات المرور المحلية.

• خبرة في برامج ERP أو برامج إدارة الأسطول (مثل Fleetio، TSD، أو أنظمة مخصصة).

• فهم جيد لصيانة السيارات وجدولة الخدمات.

• رخصة قيادة سارية مطلوبة.

• إجادة اللغة الإنجليزية؛ العربية أو الهندية ميزة.

________________________________________

المهارات الرئيسية والكفاءات

• مهارات تنظيمية ووثائقية ممتازة

• الانتباه للتفاصيل والدقة في حفظ السجلات

• قدرات قوية في التنسيق والتواصل

• عقلية تحليلية مع مهارات حل المشكلات

• قدرة على إدارة الوقت وأداء مهام متعددة

• إلمام بنظم تتبع المركبات وأدوات Microsoft Office

• موجه نحو العملاء بمظهر مهني

________________________________________

مؤشرات الأداء

• قياسات استخدام الأسطول ووقت التعطل

• الالتزام بالوثائق والتجديدات

• التحكم في تكاليف الصيانة والكفاءة

• دقة تقارير الأسطول والسجلات

• رضا العميل ووقت الاستجابة

• جاهزية العمليات للأسطول