مدير مساعد

Client of Professional Recruitment

واجبات الوظيفة والمهام

1- التخطيط للرحلات:

• استكشاف وجهات جديدة من خلال جولات في فنادقها، ومناطقها السياحية، والمطاعم الراقية. أخذ الصور، وجمع المعلومات ثم إعداد عرض تقديمي لسمو الأمير.
• تأجير الطائرات، والمروحيات، والقوارب إذا لزم الأمر. التفاوض على التكلفة. إدارة جميع اللوجستيات ذات الصلة.
• التنسيق مع الأطراف المختلفة: الفنادق، وكالات الأمن، وكالات النقل، قسم الطيران، قسم الجوازات، قسم الاتصالات، إدارة القوارب، والقصور لجمع جميع البيانات والاقتباسات اللازمة.
• إعداد جميع الوثائق المتعلقة بالرحلة: خطة الرحلة، قائمة الضيوف، جدول الطائرات، قوائم الغرف، تخطيطات الغرف، أوقات الصلاة، ورقة الطقس، بطاقات الأمتعة، إلخ.
• إعداد الميزانية بمجرد التفاوض على جميع الاقتباسات والانتهاء منها. مراجعة الميزانية مع المالية وسمو الأمير للموافقة.
• التواصل مع السفارات ومكاتب الحكومة الأجنبية الأخرى، التقدم بطلب للحصول على تصاريح معينة، إرسال الوثائق اللازمة مثل قوائم جوازات السفر، معلومات الطائرات، قائمة الركاب، ومعلومات السيارات.

2- تنفيذ الرحلات:

• ضمان تخصيص السيارات للموكب دائمًا يتم تنفيذه بشكل جيد ومُبلغ عنه.
• الإشراف على شحن الأمتعة عند الوصول والاستلام عند المغادرة من خلال ضمان تنفيذ هذه العملية بسلاسة مع موظفي الفندق.
• استكشاف المطاعم والمقاهي للاختيار من بينها، التفاوض على التكلفة، اختيار القائمة، إنهاء إعداد المقاعد.
• البحث عن المواقع السياحية سواء كانت متحفًا أو موقعًا أثريًا وجمع جميع اللوجستيات المتعلقة بها مثل التكلفة، مسافة القيادة، مدة الزيارة، ساعات العمل، إلخ.
• اقتراح، بحث، والتفاوض على التكلفة للأنشطة التي سيتم تنفيذها في الجداول الزمنية مثل التزلج، الصيد، ركوب الدراجات، المشي، أو أي أنشطة مائية. ضمان إعداد جميع اللوجستيات المتعلقة بأي نشاط مسبقًا.
• مناقشة الاجتماعات المحتملة مع سمو الأمير وضمان جدولتها بشكل جيد وإبلاغ الأشخاص المعنيين. إدراج كل اجتماع في الجدول اليومي.
• مناقشة، مراجعة، كتابة، إنهاء، وتوزيع الجداول اليومية بمجرد الموافقة عليها من قبل سمو الأمير.
• التواصل مع الجدول الزمني لجميع الأطراف المعنية حتى يعرفوا واجباتهم.
• توزيع مسؤوليات المهام على كل عضو لتجنب الارتباك وتداخل العمل.
• العمل عن كثب والتواصل مع بعض الأعضاء الرئيسيين (الاتصالات، مساعدي سمو الأمير الشخصيين، أعضاء طاقم الطيران) لضمان تنفيذ الخطة بدون عيوب.
• تدوين سجل التدفق النقدي والنفقات اليومية للسيطرة على الميزانية.
• مراجعة فواتير الفنادق يوميًا لأغراض السيطرة على الميزانية.
• الاجتماع مع فريق القوارب لمراجعة وإغلاق الحسابات.

3- بين الرحلات:

• إعداد حسابات الرحلة لتحديث الميزانية وفقًا للفواتير الفعلية. موازنة النقد. تقديم جميع الحسابات للمالية للمراجعة، والموافقة، والإغلاق.
• تحديث مستندات دفتر السفر (الميزانية، الجداول الزمنية، الاجتماعات، جدول الطائرات، إلخ) وفقًا لما هو فعلي. تقديمه إلى سمو الأمير.
• تحديث والتحقق بانتظام من جوازات سفر ومدة صلاحية تأشيرات موكب سمو الأمير ليكون جاهزًا لأي رحلة غير متوقعة.
• الحفاظ دائمًا على قاعدة بيانات جيدة من الشركات في حالة الحاجة إلى استئجار طائرات، مروحيات، أو قوارب.
• البحث دائمًا عن وجهات جديدة من خلال معارض السفر، وكالات السفر، أو محركات البحث الأخرى لإنشاء شبكة واسعة حول اتجاهات السفر الفاخرة والبقاء على اطلاع بفتح منتجعات جديدة في جميع أنحاء العالم.
• إعداد خطة السفر السنوية وفقًا للعطلات الرسمية المقدمة من الموارد البشرية. الاستمرار في تحديث الملف على مدار العام.
• عقد اجتماعات متكررة مع سمو الأمير لاقتراح ومناقشة أي فكرة سفر محتملة.