مدير مساعد

The Professionals

واجبات العمل والمهام 1- تخطيط الرحلات:

a: استكشاف وجهات جديدة من خلال زيارة فنادقها، والمناطق السياحية، والمطاعم الراقية. التقاط الصور، وجمع المعلومات ثم إعداد عرض تقديمي لسمو الأمير.
b: استئجار الطائرات، والمروحيات، والزوارق إذا لزم الأمر. التفاوض على التكلفة. إدارة جميع اللوجستيات المتعلقة بذلك.
c: التنسيق مع مختلف الأطراف: الفنادق، ووكالات الأمن، ووكالات النقل، وإدارة الطيران، وإدارة جوازات السفر، وإدارة الاتصالات، وإدارة القوارب، والقصر لجمع جميع البيانات والعروض اللازمة.
d: إعداد جميع الوثائق المتعلقة بالرحلة: خطة الرحلة، قائمة الضيوف، جدول الطائرات، قوائم الغرف، تخطيطات الغرف، مواعيد الصلاة، ورقة الطقس، بطاقات الأمتعة، إلخ
e: إعداد الميزانية بمجرد الانتهاء من التفاوض والتوصل إلى الاتفاق النهائي على جميع العروض. مراجعة الميزانية مع المالية وسمو الأمير للموافقة.
f: التواصل مع السفارات والمكاتب الحكومية الأجنبية الأخرى، والتقدم للحصول على تصاريح معينة، وإرسال الوثائق المطلوبة مثل قوائم جوازات السفر، ومعلومات الطائرات، وقائمة الركاب، ومعلومات السيارات.

2- تنفيذ الرحلات:

a: ضمان تخصيص السيارات للموكب يتم تنفيذه بشكل جيد وم communicated بشكل دائم.
b: الإشراف على تسليم الأمتعة عند الوصول واستلامها عند المغادرة من خلال ضمان أن تتم هذه العملية بسلاسة مع موظفي الفندق.
c: استكشاف المطاعم والمقاهي للاختيار من بينها، والتفاوض على التكلفة، واختيار القائمة، وإنهاء ترتيب المقاعد.
d: البحث عن المواقع السياحية سواء كانت متحفًا أو موقعًا أثريًا وجمع جميع اللوجستيات المتعلقة به مثل التكلفة، والمسافة بالسيارة، وطول الزيارة، وساعات العمل، إلخ
e: اقتراح، والبحث، والتفاوض على التكلفة للأنشطة التي سيتم تنفيذها في الجداول مثل التزلج، والصيد، وركوب الدراجات، والمشي، أو أي أنشطة مائية. ضمان إعداد جميع اللوجستيات المتعلقة بأي نشاط مسبقًا.
f: مناقشة الاجتماعات المحتملة مع سمو الأمير وضمان جدولة جيدة لها وإبلاغ الأشخاص المعنيين. إدراج كل اجتماع في الجدول اليومي.
g: مناقشة، ومراجعة، وكتابة، وإنهاء، وتوزيع الجداول اليومية بمجرد الموافقة من سمو الأمير.
h: التواصل مع الجدول الزمني لجميع الأطراف المعنية حتى يعرفوا واجباتهم.

i: توزيع مسؤوليات المهام على كل عضو لتجنب الارتباك وتداخل العمل.
j: العمل عن كثب والتواصل مع بعض الأعضاء الرئيسيين (الاتصالات، مساعدين سمو الأمير الشخصيين، أعضاء طاقم الطيران) لضمان التنفيذ الخالي من العيوب للخطة.
k: الاحتفاظ بسجلات تدفق النقد والمصروفات اليومية للتحكم في الميزانية.
l: مراجعة حسابات الفنادق يوميًا لغرض التحكم في الميزانية.
m: الاجتماع مع فريق القوارب لمراجعة وإغلاق الحسابات.

3- بين الرحلات:

a: إعداد حسابات الرحلات لتحديث الميزانية وفقًا للفواتير الفعلية. موازنة النقد. تقديم جميع الحسابات إلى المالية للمراجعة، والموافقة، والإغلاق.
b: تحديث وثائق كتاب السفر (الميزانية، الجداول، الاجتماعات، جدول الطائرات، إلخ) وفقًا للواقع. تقديمه إلى سمو الأمير.
c: تحديث والتحقق بانتظام من جوازات سفر وتأشيرات موكب سمو الأمير لضمان صلاحيتها للاستعداد لأي رحلة غير متوقعة.
d: الاحتفاظ دائمًا بقاعدة بيانات جيدة للشركات في حالة الحاجة لاستئجار طائرات أو مروحيات أو قوارب.
e: البحث دائمًا عن وجهات جديدة من خلال معارض السفر، ووكالات السفر، أو محركات البحث الأخرى لإنشاء شبكة واسعة حول اتجاهات السفر الفاخرة والبقاء على اطلاع بأحدث المنتجعات التي تفتح في جميع أنحاء العالم.
f: إعداد خطة السفر السنوية وفقًا للعطلات الرسمية المقدمة من الموارد البشرية. الاستمرار في تحديث الملف على مدار العام.
g: عقد اجتماعات متكررة مع سمو الأمير لاقتراح ومناقشة أي فكرة سفر محتملة.