المدير المساعد - خدمات الأفراد

Client of Talentmate

وصف الوظيفة

المدير المساعد - خدمات الأفراد مسؤول عن إدارة وحدات الأعمال المتعددة ضمن خدمات P&C المشتركة، والإشراف على العمليات الحيوية مثل التوظيف، والفصل، وتجديد التأشيرات، مع ضمان الامتثال لمستويات الخدمة لتلبية المعايير التنظيمية. يتضمن هذا الدور العمل مع وحدات الأعمال المختلفة، والتكيف مع احتياجاتها المحددة بناءً على طبيعة العمل. سيدير المدير المساعد عدة مجالات ويقدم الدعم الأساسي لخدمات P&C المشتركة لضمان عمليات فعالة عبر الوظائف. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن هذا الدور إدارة العلاقات مع المعنيين الرئيسيين، مثل شركاء الأعمال في الموارد البشرية، والمالية، والموظفين، والأقسام الأخرى، لضمان التنسيق السلس وتقديم الخدمة بشكل فعال.

تعتبر هذه الوظيفة ضرورية للحفاظ على الكفاءة العامة لخدمات الأفراد، مع التركيز على الدقة، والامتثال، وتميز الخدمة خلال وبعد انتقال النظام.

المسؤوليات

عمليات

• إدارة وأن تكون نقطة الاتصال الوحيدة لعمليات التوظيف والفصل من البداية إلى النهاية، مع ضمان إكمال جميع الخطوات بكفاءة ووفقًا لسياسات المنظمة والمتطلبات القانونية.
• ضمان إكمال جميع الوثائق والعمليات اللازمة للموظفين الجدد والموظفين المغادرين، بما في ذلك معالجة التأشيرات، وسجلات الموظفين، وتحديثات النظام.
• الإشراف على عمليات تقديم/تجديد التأشيرات الجديدة، والتنسيق مع قسم العلاقات الحكومية لضمان المعالجة في الوقت المناسب. يتضمن ذلك الانتهاء السريع من الفحوصات الطبية، وإصدار بطاقة الهوية الإماراتية، وختم التأشيرة، والعمل عن كثب مع كل من الموظفين والعلاقات الحكومية.
• إدارة عملية تجديد التأشيرات للموظفين، مع ضمان تقديم الوثائق في الوقت المناسب والامتثال لمتطلبات اللوائح لتجنب التأخير أو التعقيدات القانونية.
• ضمان أن جميع أنشطة خدمات الأفراد، بما في ذلك التوظيف، والفصل، وتجديد التأشيرات، والخدمات الأخرى، تلبي أو تتجاوز معايير اتفاقية مستوى الخدمة.
• التعاون مع شركاء الأعمال في الموارد البشرية، والمالية، والمعنيين الرئيسيين الآخرين لتسهيل التواصل والتنسيق السلس بين الأقسام.
• ضمان توافق أنشطة خدمات الأفراد مع احتياجات وأهداف العمل، وتقديم تحديثات وتقارير منتظمة للمعنيين ذوي الصلة.
• الإشراف على إدارة سياسات التأمين على الحياة الجماعية والتأمين الطبي، مع ضمان التسجيل في الوقت المناسب، والتجديد، ومعالجة المطالبات.
• التنسيق مع مقدمي التأمين والموظفين لحل أي مشكلات أو تناقضات.
• إدارة عملية الفوترة للتأمين الطبي، ونفقات السفر، والمدفوعات الأخرى المتعلقة بخدمات الأفراد، مع ضمان التقديم في الوقت المناسب والمتابعة مع المالية لمعالجة المدفوعات.
• تتبع وتسوية المدفوعات لضمان الدقة والامتثال لسياسات المنظمة
• التعامل مع استفسارات الموظفين المتعلقة بخدمات الأفراد، وتقديم حلول سريعة ودقيقة.
• مراجعة وتحسين عمليات خدمات الأفراد بشكل مستمر لتعزيز الكفاءة، وتقليل الأخطاء، وتحسين تجربة الموظف بشكل عام.
• ضمان أن جميع أنشطة خدمات الأفراد تتوافق مع المعايير القانونية والتنظيمية ومعايير الشركة ذات الصلة.
• تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب للإدارة حول المؤشرات الرئيسية، بما في ذلك تجديد التأشيرات، والتوظيف، والفصل، والامتثال لمستوى الخدمة، وإدارة الاستفسارات
• سيدير المدير المساعد مجالات متعددة ويدعم خدمات P&C المشتركة لضمان العمليات السلسة عبر جميع المجالات.
  
  

إدارة الأفراد

• إدارة الفريق: إدارة العمليات اليومية لفريق خدمات الأفراد، مع ضمان توزيع عبء العمل بشكل فعال، ومراقبة الأداء، وتعزيز بيئة عمل إيجابية وتعاونية. تقديم التوجيه، والتدريب، والتوجيه لأعضاء الفريق حسب الحاجة.
• معالجة مخاوف الفريق أو النزاعات بسرعة وباحترافية، وتعزيز بيئة عمل صحية حيث يتم حل القضايا بشكل بناء.
• تشجيع الابتكار وتحسين العمليات داخل الفريق لتبسيط العمليات، وزيادة الكفاءة، وتعزيز تقديم الخدمة.
  
  

تقديم المنتج/العملية

• ممارسات العمل المرنة: البحث باستمرار عن طرق أكثر كفاءة للعمل، وتوجيه الفريق في اعتماد طرق توفر الوقت وتعزيز ثقافة التحسين المستمر.
• إدارة مستوى الخدمة: ضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب، مع تلبية أو تجاوز مستويات الخدمة، مع معالجة أي تأخيرات محتملة في الخدمة بشكل استباقي.
• تحسين العمليات: تقييم تدفقات العمل الحالية بانتظام لتحديد مجالات التحسين. دفع تحسينات العمليات واستغلال الأتمتة لتحسين الكفاءة وجودة الخدمة العامة في خدمات الأفراد.
• شغف بالتكنولوجيا: البقاء نشطًا في تعلم أنظمة وتقنيات جديدة. مشاركة هذه المعرفة مع الفريق من خلال توفير التدريب، ومساعدتهم على البقاء على اطلاع وتحسين قدراتهم التقنية.
  
  

المؤهلات

التعليم والشهادات الفنية

• درجة البكالوريوس أو الماجستير في إدارة الأعمال/الموارد البشرية
  
  

المعرفة والمهارات

• فهم عميق لنماذج تقديم خدمات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف، والفصل، وإدارة دورة حياة الموظف، والامتثال للسياسات.
• فهم قوي لقوانين العمل، ومتطلبات الامتثال، وسياسات التوظيف، مع ضمان أن جميع عمليات الموارد البشرية تلتزم بالمعايير القانونية عبر عدة مناطق
• إجادة مجموعة Microsoft Office، ومنصات تكنولوجيا الموارد البشرية، ومعرفة متقدمة بالأدوات مثل Excel لتحليل البيانات
• مهارات اتصال قوية مع نهج تعاوني.
• مهارات لغوية، قيادية، وشخصية ممتازة.
  
  

الخبرة

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كأخصائي موارد بشرية أو ضمن خدمات P&C المشتركة، مع سجل مثبت في قيادة الفرق في الصناعات واسعة النطاق.
• خبرة في التعامل مع أي عمليات إدارة التغيير، بما في ذلك توجيه الفرق خلال الانتقالات مثل ترحيل الأنظمة وما إلى ذلك.