مساعد مدير المشروع

GHD Group

المسؤوليات:

• يدعم مدير المشروع كممثل للشركة مع العميل والمقاولين الفرعيين المختارين أثناء تنفيذ البرنامج. يتفاعل بشكل متكرر مع الإدارة العليا وموظفي العميل.
• يتابع التعليمات والالتزامات المرتبطة بالمشروع.
• يراقب أداء المقاول فيما يتعلق بالجدول الزمني والتوافق مع الخطط والمواصفات.
• يدعم مدير المشروع في الإشراف على خطة تنفيذ المشروع، خطة الصحة والسلامة، خطة ضمان الجودة/مراقبة الجودة، وغيرها من الوثائق حسب الحاجة. يضمن أن المشروع يحقق أو يتجاوز الأهداف المحددة في هذه الخطط.
• يشرف على ميزانيات الوقت والتكلفة بما في ذلك الإعداد الأولي بتوجيه من فريق إدارة المشروع العليا.
• إثبات القدرة في التحكم بالمشاريع (جدولة، تقارير التكلفة، التنبؤ، إدارة التغيرات، إلخ).
• مراقبة وتقييم أداء المشروع وفقًا للقيود الزمنية والميزانية.
• التواصل بنتائج أداء المشروع مع فريق إدارة المشروع.
• إدارة التغييرات في عمليات المشروع لحل نقاط القصور المعروفة في الأساليب التشغيلية.
• تخطيط وتنسيق الموارد لكل وظيفة بما في ذلك المدخلات من مكاتب أخرى، والاستشاريين الفرعيين، ومزودين آخرين، وإدارة جميع الوظائف لتسليمها في الوقت المحدد، ضمن الميزانية.
• يؤدي مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب قد تكون مناسبة لدعم مدير المشروع.
• إدارة الامتثال والتنظيم: التحقيق في الحوادث القياسية باستخدام العمليات والنظم والإجراءات الحالية للامتثال والتنظيم، واتخاذ إجراءات لحل القضايا الفورية المتعلقة بالامتثال. تقديم المشورة للزملاء الأكثر خبرة بشأن المشاكل الأكثر تعقيدًا.
• إدارة أصحاب المصلحة: التخطيط وتنفيذ أنشطة مشاركة أصحاب المصلحة لتطوير علاقات عمل فعالة للمشاريع ولضمان تحديد احتياجاتهم ومخاوفهم وتلبيتها.
• القيادة والتوجيه: شرح خطة العمل المحلية، لدعم أعضاء الفريق في فهم ما يجب القيام به، وكيف يرتبط ذلك بالخطة التجارية الأوسع واستراتيجية المنظمة، ورؤيتها؛ تحفيز الناس لتحقيق الأهداف التجارية المحلية.
• إدارة الأداء: الاستجابة للأهداف الشخصية واستخدام أنظمة إدارة الأداء لتحسين الأداء الشخصي؛ أو مراقبة أداء الفريق، وتخصيص العمل ومراجعة الإنجاز، واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة لضمان التوقيت والجودة، والمساهمة في إدارة الأداء الفردي والتقييم الرسمي.
• بناء القدرات التنظيمية: تقديم التدريب لأعضاء الفريق لتطوير مهاراتهم.
• إدارة المتطلبات: تحديد واستخراج وتوثيق متطلبات المشروع/العملية، باستخدام تقنية النمذجة المناسبة، إذا لزم الأمر. تحليل المتطلبات والتحقق منها مع المستخدمين الأصليين، وإزالة أي لبس. تحديد سيناريوهات الاختبار ومعايير التحقق لضمان تلبية المتطلبات. الحفاظ على الوثائق والتتبع طوال المشروع.
• تعريف نطاق المشروع: إدارة تسليم الأبحاث، وورش العمل، والأنشطة الأخرى لدعم تحديد وموافقة مخرجات المشروع.
• إنهاء المشروع وتسليمه: صياغة عناصر من وثائق المنتج وتدريب المستخدم لدعم التسليم إلى الأعمال كالمعتاد. المساهمة في مراجعات ما بعد المشروع وتحديد الدروس المستفادة.
• إدارة مخاطر المشروع والقضايا: تحديد وتقييم المخاطر والقضايا والاعتمادات والقيود المرتبطة بالمشروع، وتصعيد الأمور عند الاقتضاء. عند الضرورة، تطوير، ووافق، وتنفيذ الحلول للتغلب على هذه المخاوف.
• إدارة العملاء والمستهلكين (خارجي): إدارة العلاقات مع العملاء الصغار بينما تساعد أيضًا الزملاء الكبار في إدارة العلاقات مع العملاء الرئيسيين الأكبر.